Trend koji je ponovno oživio uvođenjem hibridnog rada: Znate li što je 'vrući stol'?

Sjećate li se kad ste došli u osnovnu ili srednju školu i kad ste morali izabrati mjesto na kojem ćete sjediti sljedećih nekoliko godina? Sigurno ste izbjegavali prve klupe jer je to preblizu profesoru ili profesorici, koji bi vas mogli stalno prozivati. A posljednja klupa bila je rezervirana za one koji su obično radili nered u razredu, tako da je sredina bila možda najpoželjnija opcija. I to ne bilo gdje nego do prozora ili zida, gdje možete ispisati šalabahter ili ovjekovječiti inicijale sebe i najbolje prijateljice, zar ne?

Dolaskom na fakultet - ako ste odlučili studirati - situacija se mijenja i nemate više jedno mjesto nego na svakom predavanju sjednete negdje drugdje, ovisno o dostupnosti. Tek nakon odlaska na posao možete opet imati "svoje mjesto", samo što sad, umjesto pisanja po klupi ili lijepljenja sličica poznatih nogometaša, donosite svoju brižno uzgojenu orhideju ili punite ladicu najdražim čokoladicama. Ipak, čini se da nije svugdje tako. Danas neki uredi funkcioniraju više prema načelu fakulteta nego škole. Riječ je o trendu zvanom "hot desking", a ima li takav tip rada više prednosti ili mana, procijenite u nastavku. 

Praksa koja potječe iz američke mornarice

Hot desking kao praksa fleksibilnog rasporeda sjedenja u uredu, u kojoj zaposlenici nemaju dodijeljene stolove, postala je popularna devedesetih godina prošlog stoljeća, piše Forbes. Ovaj trend osmišljen je kako bi se maksimalno iskoristio uredski prostor na skupom tržištu nekretnina te kako bi tvrtka što više smanjila svoje troškove. Već se desetljećima ponajviše koristi na radnim mjestima kao što su pozivni i distribucijski centri.

Međutim, zanimljivo je da hot desking korijene vuče još iz američke mornarice, kako prenosi Forbes, u kojoj su nekad koristili praksu pod nazivom "hot racking". Naime, s obzirom na to da je prostor na brodovima nekad bio ograničen, mornari bi spavali u smjenama, tako da bi kreveti ostali "vrući" (eng. hot) od prijašnjih ljudi.

U današnje vrijeme hot desking se vratio u urede zbog uvođenja hibridnog rada. Hot desking se pokazao kao vrlo praktičan za radnike koji ne dolaze stalno u ured i koji samo povremeno trebaju pristup uredskim sadržajima. Ovaj fleksibilni razmještaj sjedenja u nekim uredima funkcionira prema načelu "tko prvi, njegovo", a u drugima postoji mogućnost rezervacije stola.

Izuzev rada na daljinu, porastu trenda hot deskinga pridonijele su poslovne prakse poput open space ureda te zajedničkih coworking prostora.

Prednosti hot deskinga

Hot desking je osmišljen kako bi povećao fleksibilnost zaposlenika (koju prema određenim statistikama traži 77% profesionalaca) i kako bi se bolje iskoristio uredski prostor. Imati stol za svakog zaposlenika može biti skupo ako ti isti zaposlenici ne rade svaki dan iz ureda. Prema nekim izračunima, hot desking može smanjiti troškove vođenja ureda do 30%. S jedne strane,  hot desking smanjuje troškove, a kao metoda koja osigurava zaposlenicima veću fleksibilnost, također povećava njihovu produktivnost, učinkovitost, kreativnost i sposobnost fokusiranja te osobno zadovoljstvo poslom.

Uz to, ovim načinom rada zaposlenici mogu dobiti priliku upoznati pojedince iz različitih odjela koje inače ne bi upoznali, što može rezultirati povećanju društvenosti na radnome mjestu, boljom komunikacijom osoblja i uspješnijom suradnjom između odjela. To su potvrdile i pojedine studije, koje su pronašle jasnu vezu između hot deskinga te povećanja inovacija i poduzetništva. Osim toga, rizik od "izgaranja" i umora smanjuje se u radnom okruženju koje se stalno razvija.

Budući da zaposlenici ne rade svaki dan za istim stolom, ne mogu ostaviti nikakve osobne ili radne stvari, što pridonosi čišćem i urednijem uredu. Smanjenjem broja stolova potrebnih u uredu, hot desking ujedno može smanjiti utjecaj uredskog prostora na okoliš i poboljšati održivost.

Nedodijeljeni stol može i loše utjecati

Međutim, neki se zaposlenici mogu osjećati nelagodno kad nemaju kontrolu nad svojom okolinom, što posljedično može ometati njihov fokus i produljiti vrijeme za prilagodbu poslu. 

Hot desking također može nenamjerno stvoriti atmosferu nelagode i međusobne nepovezanosti. S konceptom dijeljenih stolova teže je povezati se s nekim jer se osoba pored vas mijenja na dnevnoj bazi. Bez znanja o tome gdje tko sjedi, ono što bi inače bio petominutni razgovor sa suradnikom vrlo lako može postati polusatna misija traženja. U tim su uvjetima kratki i improvizirani sastanci gotovo nemogući.

Ako ne postoje rezervacije, vrijeme se nepotrebno gubi i na traženje stola za rad. Jedna je anketa pokazala da se na traženje stola u prosjeku gubi 18 minuta na dan. Uz to, za neke je zaposlenike potraga za mjestom rada izvor velikog stresa jer se razvija osjećaj natjecanja - zaposlenici su pod pritiskom dolaziti svaki dan ranije na posao kako bi pokušali uhvatiti dobro mjesto. U konačnici, konstantno traženje mjesta za rad i nedostatak osobnih stvari na stolu mogu dovesti do osjećaja manje povezanosti s tvrtkom i kolegama te kod nekih zaposlenika uzrokovati "hot desking anxiety" (tjeskobu, anksioznost).

Za ili protiv?

Bez obzira na to sviđa li vam se hot desking ili više naginjete tradicionalnom načinu rada, na kraju dana idealan raspored radnog mjesta je onaj koji pomaže ljudima da rade najbolje što mogu, zar ne? Zato prije uvođenja hot deskinga treba dobro odvagnuti prednosti i mane ovog načina rada.