Multitasking - tek rijetki mogu raditi više stvari odjedanput

Radeći više stvari istodobno, ljudi zapravo umanjuju produktivnost, pokazuje najnovije američko istraživanje o multitaskingu. Samo je dva posto ljudi smatra multitasking učinkovitim, a ostalima, velikoj većini, izvor je stresa i teškoća. Uz stres, multitasking smanjuje i kvocijent inteligencije za deset bodova, prema podacima časopisa Harvard Business Review. 

Prosječan zaposlenik zbog multitaskinga izgubi dva sata svakog dana na stvari koje ga ometaju. Uzrok uludo utrošenih radnih sati je i sve naprednija tehnologija - 89 posto ispitanika priznalo je da se tijekom radnog vremena koristi pametnim telefonima. 

No i bez provjeravanja novih mailova, traženja informacija i stalne dostupnosti 45 posto ispitanika smatra kako se mora usredotočiti na previše toga istodobno. Ako ipak morate “letjeti” na sto strana, jednostavno vježbajte multitasking, savjetuju stručnjaci. Multitasking je vještina, a svaka vještina zahtijeva vježbu. Treniranjem stvari postaju rutina, a ono što je rutina prestaje biti stresno. Za početak izaberite nekoliko jednostavnijih zadataka koje ćete raditi istodobno, a kad ih svladate, prijeđite na nešto kompliciranije. 

Svakog tjedna odvojite sat, dva kako biste organizirali radne materijale. S radne površine obrišite dokumente koji vam više ne trebaju i organizirajte mape prema važnosti. Tako nećete gubiti vrijeme na traženje informacija i moći ćete se usredotočiti na važnije poslove.

Ostavite samo ono što vam je najpotrebnije

Kako bi multitasking bio učinkovitiji, eliminirajte nepotrebne zadatke. Iznimka je pozadinska aktivnost koja vam olakšava ono što radite. Primjerice, ako vas tijekom stresnog dana opušta glazba, onda je slušajte. No ako vas glazba dekoncentrira, isključite radio i posvetite se poslu. 

I produktivnost je manja

Za 40 posto je manja je produktivnost  ako je radnik fokusiran na nekoliko stvari istodobno, pokazuje anketa časopis Harvard business review.  

Žonglirajte obavezama

Odredite vrijeme u kojem ćete zahtjevnim zadacima posvetiti potpunu pozornost. To ne mora biti dugo, sat ili dva, ali u tom se razdoblju isključite iz svijeta - bez interneta, bez pozadinske glazbe, bez usputnog čavrljanja s kolegom. 

Tako ćete izoštriti fokus, što je jedan od preduvjeta kvalitetnog obavljanja svih, bilo poslovnih, bilo životnih, obveza.Vještinu multitaskinga možete poboljšati i tako da se posvetite jednoj stvari kraće vrijeme te izmjenjujete zadatke. Takozvani žongleri radnim zadacima će, primjerice, 45 minuta raditi na novom projektu, pet minuta prošetati, 20 minuta razgovarati s klijentima te 20 minuta pretraživati internet. 

Iskoristite ponuđene pauze - većina poslodavaca daje zaposlenicima veću pauzu za ručak te još nekoliko kraćih pauza tijekom radnog dana. Nemojte ih izbjegavati jer “imate previše posla” - izgorjet ćete ako si ne dopustite odmor. Iako se često čini nemogućim uzeti pauzu kad trebate obaviti još milijun stvari, zapravo će vas više izmoriti neprekidan rad i razmišljanje o tome koliko vas posla još čeka. 

Ako ne morate biti na sastancima, nemojte. Ispričajte se i nastavite izvršavati svoje zadatke jer će vas informacija sa sastanaka samo omesti i usporiti.

Naposljetku, uz sve silne obaveze koje imate, nije vam potreban Facebook ili Twitter da vam ometa pozornost. Iako se čini da je to samo pozadinska zabava, obavijesti koje stalno pristižu pogubne su za koncentraciju (osim ako ste u onih dva posto sretnika koji uspijevaju odraditi sve i više od toga). Isključite sve što vam ne treba - ostavite otvoren službeni mail i bacite se na posao.

42% surfa internetom i gleda TV

Čak i kad se pokušavaju opustiti, većina ljudi ima potrebu obavljati nekoliko stvari odjedanput. Provedeno istraživanje o multitaskingu pokazalo je da čak 42 posto Amerikanaca tijekom opuštanja ispred televizijskog ekrana ima potrebu surfati po internetu u potrazi za zanimljivostima. Daljnjih 29 posto uz gledanje televizijskog programa razgovara na telefon, a 26 posto njih prati omiljenu seriju i istodobno šalje SMS-ove prijateljima.

67% provjerava elektronsku pošti i na spoju

Tzv. pametnim telefonima teško je odoljeti. Tako će elektronsku poštu putem smartphonea na prvom spoju provjeriti nevjerojatnih 67 posto ispitanika. Čarima interneta dok su u kinu ili kazalištu ne može odoljeti 45 posto ispitanika, a za njih 33 posto i boravak u crkvi manje je važan od najnovije objavljenih statusa na Facebooku ili drugoj društvenoj mreži - toliko će ih čak i u crkvi surfati internetom putem smartphonea.

Pametno izaberite zadatke i multitasking će biti lakši

Birajte zadatke koji su kompatibilni i koje možete lako nastaviti ako vas prekinu. Nemojte istodobno čitati i slušati glazbu jer zahtijevaju isti tip fokusa. Umjesto toga slušanje glazbe povežite s fizičkom aktivnošću, na primjer, glačanjem. Ako vas tijekom posla često ometaju (npr., telefonski), birajte zadatke koje ćete lako nastaviti nakon što riješite telefonski razgovor - 

Nedostatak inspiracije ispunite zadacima

Uvijek imajte mogućnost odrade jednostavnijih zadataka kojima ćete popuniti praznine nekog iznimno važnog zadatka. Na primjer, ako za neki projekt trebate biti kreativni, a ništa vam ne pada na pamet, posvetite se nečem drugom, manje važnom, ali što također treba odraditi i kasnije se vratite na primarni zadatak.