Poslovni bonton: Sva pravila za pisanje službenog e-maila

Kako bi naš e-mail bio zamijećen, u naslovu moramo naznačiti ono što primatelj treba jer će se s time odmah povezati i otvoriti e-mail, kaže profesionalni master savjetnik Dragana Svalina Stepanić. 

Na primjer, ako nekome šaljete financijske podatke s troškovnikom, možete napisati “financijski izvještaj i prijedlog uštede” jer će se ideja uštede svima svidjeti. 

Prema američkim istraživanjima, ljudi u poslovnom svijetu prime i do 75 e-mailova na dan koji nisu “spam”. To je puno informacija i nitko nema vremena detaljno iščitavati svu pristiglu poštu. Stoga se mail, ako želite da bude pročitan, mora nečim isticati. Pazite, međutim, da termine “važno” i “hitno” ne iskorištavate uzalud. 

- Napomenu ‘hitno’ ili ‘važno’ možete iskoristiti u opravdanim situacijama, ali ako primatelj maila samo jedanput zaključi da je vama sve važno i hitno, više nikad neće reagirati žurno, čak ni onda kad to bude potrebno. Tomu ćete vi biti krivi jer ne znate odrediti prioritete - upozorava Svalina Stepanić. 

Također, kako ne biste završili u neželjenoj pošti, izbjegavajte riječi kojima se takva vrsta pošte obično koristi poput “jedinstvena prilika”, “samo za vas”, “još samo danas” i slično. Da biste osigurali da vaš e-mail bude pročitan, dodajte malu dozu osobnosti, osim ako niste veliki i planetarno poznati brend (na primjer, eBay). Prvo što primatelj provjeri je tko je poslao mail. Stoga, ako šaljete mail u ime tvrtke, u kućici “od” neka prvo piše vaše ime, a potom tvrtka koju zastupate.

Ne preosobno 

Ako ste nečiji kontakt dobili od zajedničkog rođaka, ne pišite da ste se s tim rođakom družili prekjučer jer to nije tema maila. 

Kratko i jasno 

Predugi mailovi mame nas da pritisnemo tipku “izbriši”. Ako je vaš zahtjev primatelju važan, sam će zatražiti dodatne informacije.

Ponuda 

Nakon što se kratko predstavite, iznesite poslovnu ponudu. Ljude će zanimati mail u kojem im objašnjavate što im osobno nudite.

Dragi/poštovani

Pazite kako ćete osloviti primatelja maila. Poštovani se rabi za osobe koje ne poznajemo. No kada se poslovno povežete, možete rabiti dragi/a. 

U glavu 

Više od 50 posto mailova se čita na mobitelima pa se prilagodite - najvažnije je prvih 50 znakova naslova maila jer je to ono što primatelj vidi. 

Ugodan dan 

Mail treba završiti pozdravom i bez šaljivih poštapalica. Ako je riječ o uhodanom poslovnom odnosu u kojem slobodnije komunicirate, na kraju možete biti neslužbeni te poželjeti ‘genijalan odmor’ ili slično, kaže Svalina Stepanić.