E-bonton: Poštuj svoju i tuđu privatnost te pazi na rječnik

Čak 86 posto ispitanika na rukovodećim pozicijama smatra kako je tijekom poslovnog sastanka nepristojno odgovoriti na telefonski poziv, kao i skrivećki slati poruke i mailove, pokazuje istraživanje poznate poslovne škole Marshall Sveučilišta u Kaliforniji.

Štoviše, najuspješniji poduzetnici na sastanke nikad ne nose mobitel jer tipkanje po mobitelu dok ste u poslovnom društvu pokazuje da nemate poštovanja, ne slušate i ne pridajete pozornost onom o čemu se govori. Osim toga, ljudi u čijem ste društvu zaslužuju više pozornosti od onih s kojima ste na telefonskoj liniji - stoga kad god je moguće, isključite mobitel. Očekujete li važan poziv u trenutku sastanka, ispričajte se unaprijed te napustite druženje i obavite poziv na samo. Obratite pozornost i na melodiju dolaznih poziva. U redu je željeti odudarati, ali dobar ukus je dobar ukus. 

Pripazite i na glasnoću - ako se kolege uskomešaju na prvu zvonjavu vašeg mobitela, trebali ste ga stišati, još prije mjesec dana. Glasna ili ne, zvonjava mobitela nije dio poslovnog ručka. Želite li da vas shvate ozbiljno, onda su za vas vibracija i bešumna opcija. Ako baš morate odgovoriti na poziv, a nemate se kamo maknuti, pričajte što tiše možete i završite razgovor što je prije moguće. Ne čuje li vas sugovornik, ispričajte se i recite da ćete ga nazvati kasnije. Nikad ne vičite na mobitel. To je mobitel, a ne megafon. Ako gubite signal, ne vičite. Prekinite vezu i nazovite kasnije. Jednako kao što je poželjno posao ne nositi kući, poželjno je i obiteljske probleme ne nositi na posao. Uzmite u obzir da vaši kolege ne žele slušati o tome tko sinoć nije oprao posuđe i zbog čije krivice budilica nije zvonila. 

Poštujte svoju, ali i tuđu privatnost. Pazite i na rječnik, posebno ako vas nadređeni može čuti. Ne pričajte o novcu, seksu niti zdravstvenim problemima.

Čitanje poruka

Čak 75 posto ispitanika smatra kako je čitanje pristigle poruke ili maila tijekom sastanka neprimjereno i nepristojno, pokazalo je istraživanje navika poduzetnika.

Poštovanje je bitno 

Ako u pauzi za ručak odete platiti račune na poštu ili po kavu, ne razgovarajte na mobitel kad dođete na red. Nepristojno je ne obazirati se na ljude koji vas uslužuju. 

Mobitelu nije mjesto u društvu

Korištenje mobitela i pogledavanje na njega tijekom bilo kakvog sastanka, čak i neslužbenog, nepristojno je tvrdi 22 posto uspješnih poduzetnika. 

Društvene mreže nisu dobre za ispušni ventil

Prezentirate li se putem društvenih mreža, držite se podalje od politike i religije. Povlačenjem takvih tema nećete ništa dobiti, a možete uzrokovati nepotrebne napetosti.

U vremenu kad se sve više poslova dogovara putem Facebooka i Twittera nužno je znati dobro se predstaviti na društvenim mrežama. Poželjno je imati velik broj prijatelja i sljedbenika. Zahtjeve možete slati i strancima, no nemojte bjesomučno dodavati sve koji vam padnu na pamet samo da biste proširili mrežu poznanstava, upozoravaju stručnjaci. Prije nego što poželite nekom poslati zahtjev za prijateljstvom, pošaljite poruku kako biste se predstavili. 

Također, nemojte se uvrijediti ako netko koga površno poznajete ne prihvati prijateljstvo. Shvatite da je i “ne” odgovor - ljudi imaju različite kriterije prihvaćanja prijatelja na društvenim mrežama i ne shvaćajte njihovo odbijanje osobno. Dovoljno je jedanput poslati zahtjev. Ako vas netko ne prihvati za prijatelja, bombardiranje ponovnim slanjem zahtjeva neće ostaviti dobar dojam. Budite svjesni i toga da neki kolege ili šefovi ne žele imati druge zaposlenike kao prijatelje te se pomirite s tim. Ako se ne želite brinuti o tome kako će netko od kolega protumačiti vaš najnoviji status, možete napraviti privatni i poslovni profil. U oba slučaja fotografija je obvezna, a za poslovni profil ona može biti ležerna, ali mora biti profesionalna. Fotografija na kojoj ispijate koktel za stolom punih alkoholnih pića može proći na vašem privatnom profilu, ali držite je podalje od poslovnog. 

Što se tiče objave drugih fotografija, pitajte ljude koji su na njima slažu li se s time da ih označite. Ako zatraže, pošaljite im fotografiju na uvid prije nego što je objavite. Poštujte njihovu privatnost. Društvene mreže nikad ne koristite kao ispušni ventil. Ne pišite loše o kolegi koji vas je razljutio ili šefu koji vas ne razumije, čak i ako vam nisu prijatelji, jer će to prije ili poslije doći do njih. Osim toga, Facebook može otkriti laži. Ako ste šefu rekli da imate migrenu i da želite ostati ležati u mračnoj sobi, on vam je izašao ususret, a onda su ga počele zasipati obavijesti o vašoj aktivnosti na Facebooku, ostavljate dojam nepouzdane i lažljive osobe. 

Ne bojte se koristiti humor na društvenim mrežama kako biste se riješili negativnih situacija. Imate li, na primjer, na Facebooku stranicu s vlastitim proizvodima, a netko vam na zid napiše negativan komentar, ne ulazite u rasprave, nego se našalite na svoj račun. Ako ste prijatelji s ljudima koji također imaju poslovne stranice, ne reklamirajte svoje proizvode i usluge na njihovu zidu. To je neprofesionalno i nepristojno. Naposljetku, bocnete li prijatelja, tako mu možete dati na znanje kako mislite na njega. No nikad ne bockajte poslovne partnere. Ako ste radi poslovnih poznanstava i na Twitteru, budite aktivni te stavljajte informacije nekoliko puta na dan. Treba vam samo nekoliko minuta za to, a pomoći će da se povežete s drugima koji dijele vaše interese. No nemojte pustiti da se objave s vašeg Twittera objavljuju i na vašem profilu na Facebooku - obrnuto smijete. 

Ne žele šefa za prijatelja

Čak 47 posto menadžera priznalo je kako bi se osjećalo nelagodno kad bi im šef poslao zahtjev za prijateljstvom, pokazalo je istraživanje na 1365 visoko rangiranih zaposlenika. 

Rok za odgovor je 24 sata 

Kad vam netko pošalje zahtjev, budite brzi s odgovorom jer u digitalnom svijetu strpljivost nije vrlina. Na sve zahtjeve odgovorite u roku od jednog dana. 

U lovu na poslovne partnere

U 2013. godini 72 posto odraslih Amerikanaca koristilo je društvene mreže i za poslovno umrežavanje, a na Facebooku je u tom trenutku bilo 16 milijuna poslovnih stranica. 

Upoznaj Twitter 

Iskoristite mogućnosti Twittera i dijelite tuđe "tvitove". Tako odajete dojam da niste opsjednuti sami sobom, ali i povećavate si mogućnost upoznavanja ljudi sa sličnim interesima, poručuju stručnjaci za internetski marketing. 

Najbolja reklama

Facebook je raj za oglašavanje te tako 42 posto ispitanih vlasnika tvrtki priznaje kako je oglašavanje na Facebooku iznimno važno za njihovo poslovanje. 

Iskoristite grupe 

Istražite grupe koje postoje na društvenim mrežama jer ćete tako upoznati ljude koji dijele vaše interese, a služe vam i kao izvor informacija.

E-mail na pogrešnu adresu

Kad šaljete službene mailove, naslovite ih jasno i sažeto. Tipovi naslova koji odgovaraju ovakvoj vrsti komunikacije su “promijenjeno vrijeme sastanka” ili “pitanje o prezentaciji”. Upravo na temelju naslova ljudi odlučuju hoće li i kada otvoriti e-mail.

U poslovnom je svijetu e-mail omiljeni oblik komunikacije, posebice od pojave “pametnih” telefona. Korištenjem e-maila možete poslati informaciju i biti sigurni da ne smetate (u što nikad ne možete biti sigurni kad zovete ili šaljete SMS) jer će primatelj provjeriti pretinac pristigle pošte kad će imati vremena.

Kad je riječ o službenoj komunikaciji, koristite službenu adresu, ako je imate. Ako ipak za poslovnu korespondenciju odlučite koristiti privatnu adresu, pazite da ona bude prikladna.

Šaljete li poslovnim partnerima mailove s adrese “agent009@...”, nemojte se čuditi ako vas ne shvate ozbiljno. Ne pretjerujte ni s izgledom maila. Različiti fontovi, različite veličine slova ili riječi u različitim bojama skreću pozornost sa sadržaja, a mnogim ljudima idu i na živce. Kad šaljete priloge, pazite da ne budu preveliki. Kod velikih je priloga uvijek upitno hoće li stići na odredište, a i ako stignu, primatelju mogu zakrčiti pretinac. Iako većina ljudi želi što prije primiti odgovor na pitanje, razlučite je li nešto uistinu hitno ili ste vi samo nestrpljivi. Ako sve mailove označavate uskličnicima, ljudi će se jednostavno prestati obazirati na to i kad vam nešto bude uistinu hitno, neće otvoriti e-mail.

Najčešće pogreške

Jedna od najčešćih pogrešaka kod mailova je pogrešan primatelj te stoga dva puta provjerite čiju ste adresu upisali. E-mail koji je u brzini poslan na pogrešnu adresu može izazvati loše posljedice. Čak 78 posto ispitanika ima iskustvo slanja maila na pogrešnu adresu te su se tako doveli u situaciju da šefu pošalju svoje ne baš laskavo mišljenje o njemu ili je cijela tvrtka dobila tajne podatke o plaćama. Odgovarate li ili šaljete e-mail na nekoliko primatelja, pazite na njegov sadržaj. Odlučite trebate li zaista sve obavijestiti skupno ili svima odgovoriti i dobro pročitajte što ste napisali.

U službenim mailovima pripazite i na pokušaj zafrkancije jer se humor lako može izgubiti ako ga ne prati ton glasa ili izraz lica. Osim toga, ono što vi smatrate smiješnim, ne mora biti smiješno i drugima te se suzdržite od zabavnih službenih mailova, osim ako jako dobro ne poznajete sugovornika. Naposljetku, odgovarajte na mailove. Iako je možda teško odgovarati na sve mailove koje dobijete, trebali biste pokušati. 

Na mail trebate odgovoriti čak i ako vam je poslan pogreškom, posebno ako je riječ o kolegi. Napišite: “Znam da si u gužvi i da si mi mail vjerojatno poslao pogreškom. Samo ti želim javiti kako bi ga mogao proslijediti pravoj osobi”. Time pokazujete da poštujete tuđe vrijeme. 

Pravopis 

Službeni e-mailovi ne smiju sadržavati pravopisne pogreške. Adrese primatelja dodajte tek na kraju, nakon što ste zadovoljni sadržajem maila.

Bez potrebe 

E-mailovi u stilu “hvala” i “u redu” nepotrebni su te primateljima možete napomenuti kako ne trebaju odgovoriti.

Sve preko maila

Oko 76 posto je samo posao od cjelokupnog sadržaja poslanog e-mailom u sad-u 2013. Gotovo 80 posto otpalo je na poslovne e-mailove, a mail je najčešće korišteni oblik poslovne komunikacije.

Znaj kome šalješ

Pozdravi moraju odgovarati osobi kojoj šaljete mail. Ako je ta osoba službena, i stil vašeg pisanja mora biti takav.

Obvezan potpis

Uz potpis uključite i broj mobitela kako bi se moglo stupiti u kontakt s vama.

Pogreške se skupo plaćaju

Za 61 posto šefova slanje maila na pogrešnu adresu moglo bi se donekle loše odraziti na buduću karijeru pošiljatelja.

Naslov važniji od sadržaja

Čak 69 posto ljudi mail automatski pošalje u spam-pretinac ako im se naslov nije učinio zanimljivim.