Marie Kondo, kraljica organizacije, podijelila je nekoliko savjeta za organizaciju papira i stvari na vašem radnom stolu u uredu ili kod kuće koji će vam zasigurno pomoći ako vas muči nepotrebni nered na vašem stolu i ako ste vi jedna od onih osoba koja kad traži određeni dokument ne može ga pronaći u moru nepotrebnih papira.

POGLEDAJTE VIDEO:

Pokretanje videa...

01:37

Međunarodni je tjedan sreće na poslu

Opće pravilo što se tiče sakupljanja i gomilanja papira je da nepotrebni višak odmah bacite. Prvo, svaki put kada na stol donesete određeni papir kada završite s njim razmislite hoće li vam taj papir trebati. Ako ne, odmah ga se riješite. Drugo, pogledajte vaš radni stol i pregledajte papire. Ostavite one koji su vam zaista prijeko potrebni, a sve ostale bacite. Što više radova prikupite, više će vam trebati vremena za pronalaženje određenih dokumenata, a na kraju krajeva takvu gomilu papira teško je dovesti u red.

Najbolje vam je da sve radove prikupite i stavite ih na jedno mjesto i pregledate svaki papir. Čak bi i papire u omotnicama trebali izvaditi i provjeriti stranicu po stranicu u slučaju da su vam se pomiješali neki papiri.

Može vam biti od pomoći kada bi ste određene radove i papire svrstali po kategorijama jer biste se tako lakše snašli i trebalo bi vam manje vremena da pronađete određeni papir ili rad. Neke papire možete svrstati u tri kategorije: papiri na čekanju, papiri koje morate spremiti i papiri koje želite spremiti. 

Što se tiče papira koji su na čekanju tu možete svrstati papire ili dokumente koje trebate riješiti, primjerice neki nepodmireni računi. Marie Kondo preporučuje da ih pohranite u jednu fasciklu sve dok ih ne riješite jer ih tako nećete pomiješati s drugim materijalima.

Dalje, pogledajte papire koje morate sačuvati. Razvrstajte ih po kategorijama i spremite u ormarić ili u mape na polici. Ako ne trebate čuvati original, možete ih skenirati i pohraniti u elektroničkom obliku. U ovom slučaju, umjesto da ih skenirate dok sortirate, učinkovitije ih je staviti u hrpu 'za skeniranje' i skenirati sve u jednom potezu.

Posljednja kategorija su radovi koje želite spremiti iz drugih razloga. To može uključivati ​​dokumente koje želite zadržati kao referencu i slično. No budući da je to isto često problem jer većina znaju s tim opet nagomilavati nepotrebne papire samo zato jer ih ne žele baciti (misleći kako imaju neku sentimentalnu vrijednost ili kako će im trebati, a zapravo neće), Marie savjetuje da ih se riješite prije nego ih nagomilate. 

Kada imate poteškoća s odlukom i ne znate koje papire biste bacili i je li ih treba baciti ili ne, zapitajte sami sebe ova pitanja: 'Kada će mi taj papir trebati?', 'Koliko dugo ga već imam?'. 'Koliko često ga tražim i gledam?', 'Mogu li to isto pronaći na internetu?', 'Što bi bilo kada ne bi imao taj papir?'.  Ako i dalje ne znate, zamislite da vam netko dolazi i kaže kako će vam baciti sve papire. Razmislite koje papire bi ste sigurno spasili.

VELIKI EKSPERIMENT Frankfurtski sajam knjige je otvoren virtualnom svečanošću

Kako skladištiti papire da ne dođe do neuredne gomile?

1. Kategorizacija

Započnite sortiranjem radova u kategorije, poput prezentacija, prijedlog projekata, izvještaji i računi. Olakšat ćete si život, a i skratiti vrijeme traženja određenog dokumenta.

2. Složite ih uspravno

Stavite svaki papir u određenu kategoriju i spremite ih u ormar za knjige ili na policu, ali uspravno. Ako ih pohranite na ovaj način, lako ćete vidjeti koliko imate radova. Također, tako vaši dokumenti izgledaju uredno posloženi.

3. Napravite mapu 'za riješiti'

Čuvajte samo one papire s kojima trebate izaći na kraj tog dana. Kada obrađujete papire na čekanju, odbacite one koje ne treba čuvati.

Nakon što sortirate svoje radove i odlučite kojoj kategoriji spada određeni papir, pogledajte svoj radni prostor i odredite koliko vam prostora treba da biste ih spremili. Nemojte pretjerivati i odredite si granice, primjerice samo određeni dio stola ostavite za papire ili određeni kut.

ŽIVOTNE LEKCIJE Formula za uspjeh koju svi žele: Ne 'radiš', a brutalno zarađuješ

Osim papira, tu su i knjige

Knjige su ispunjene dragocjenim znanjem koje nam može pomoći u obavljanju posla. Kad ih držite za stolom ili na policama, one vam mogu pružiti nadahnuće i inspiraciju, no koliko ih zapravo čitate i jeste li sve pročitali, obratili pažnju na njih? I jesu li vam neke od njih uistinu potrebne ili su tu da vam popune prostor?

Prvi korak pri pospremanju knjiga je sakupljanje svih na jedno mjesto. Svaku knjigu morate uzeti u ruke i procijeniti koliko vam ta knjiga već stoji na polici, treba li vam?, hoćete li ju ikad pročitati?, imate li nekoga tko bi ju volio pročitati? i slično.

DA VAS SHVATE OZBILJNO Poslovni dress code u 6 ključnih pravila - virtualno i u uredima

Još jedno pitanje koje si trebate postaviti jest koju ulogu ta knjiga igra u vašem životu. Knjige koje izazivaju radost su one koje vas motiviraju kad ih čitate, one koje vas usrećuju samo znajući da su tamo, one koje vas informiraju o najnovijim informacijama i one koje vam pomažu u obavljanju posla, poput priručnika.

Posljednje pitanje koje treba postaviti jest biste li tu knjigu kupili sada kada biste je vidjeli u knjižari ili ste izgubili interes za nju. To što ste neku knjigu platili ne mora značiti da ju morate pročitati i da vam mora skupljati prašinu u kući, piše Real Simple.