Top 10 načina kako izbjeći da naš e-mail završi u spamu

Zbog naravi e-mail sustava današnjice koji šalje preko 333 milijardi e-mail poruka dnevno to se događa na dnevnoj bazi za tisuće mailova i naprosto je dio statistike.  Navedeno se svima dogodi prije ili kasnije, nekome češće, nekome rijetko, ali uz ove savjete možete povećati izglede da Vaš e-mail sigurno stigne primatelju. 

U nastavku ovog članka proći ćemo kroz savjete za tri tipa poruka ( svakodnevne e-mail poruke, bulk i newsletter poruke, poruke poslane putem skripti) te navesti situacije i razloge zašto ti mailovi završe u spamu i što izbjegavati prilikom sastavljanja e-mail poruke. 

SVAKODNEVNE E-MAIL PORUKE 

Na putu od Vašeg računala do računala primatelja, e-mail poruka se "razlomi" u niz malih paketa informacija koji se na serveru primatelja spoje ponovno u jednu cjelinu. U procesu tog putovanja, uz Vašu e-mail poruku povežu se određene informacije poput naziva domene i e-mail adrese s koje je poruka poslana, lokalna IP adrese s koje je poruka poslana, datum i vrijeme slanja, naziv i IP adresa mail servera s kojeg je poruka poslana te informacija o SPF, DMARC i DKIM zapisu Vaše domene. 

Server primatelja provjeri sve navedene informacije i prema svojim spam filter pravilima dodijeli e-mail poruci spam ocjenu. Ako je ocjena niža od 5, Vaš e-mail neće biti označen kao spam kod primatelja, međutim ako je ocjena 5 ili više vjerojatno će poruka biti označena kao "SPAM" pored naslova poruke, možda i automatski filtrirana u spam mapu primatelja. Takve poruke zovemo "low spam". Postoji i "high spam", a to su spam poruke koje se automatski brišu prije nego uopće dotaknu inbox mapu primatelja. Hoće li neka poruka biti označena kao "high spam" ovisi o tome koliko je strogo podešen spam filter na serveru primatelja. Sa spam ocjenom većom od 15 ili 20 mail će vjerojatno biti obrisan kao "high spam" kod većine primatelja. 

Što e-mail poruci daje visoku spam ocjenu? 

Pri slanju poruke može se dogoditi da e-mail završi u spamu ako poruka: 

1. nema naslova ili tekst u e-mailu pogotovo ako se šalje privitak - za većinu mail servera to je okidač za spam ocjenu 

2. ima privitak s jako dugačkim nazivom, s puno točki i razmaka i naziv sadrži specijalne znakove ( pa i naši znakovi č,ć, đ, š,ž znaju biti problematični)- za većinu mail servera to je okidač za spam ocjenu jer se u takvim privicima inače šalju virusi 

3. sadrži lokalnu IP adresu koja je na nekoliko blacklisti - moguće je da je netko s te IP adrese ranije slao spam (namjerno ili nehotice) ili da je cijeli IP range na spam listi iz istog razloga

4. šaljete e-mail na puno primatelja u cc-u odjednom- tzv. bulk mail često dobiva višu spam ocjenu 

5. šaljete e-mail s naslovom koji više puta ponavlja RE: ili FWD: u naslovu : 
Filtri neželjene pošte smatraju e-poštu s predmetom kao što je “Re: [Vaš predmet]” ili “Fwd: [Vaš predmet]” kao neželjenu poštu kada se e-poruka prvi put šalje na račun. Takvi naslovi smatraju se varljivima za primatelja i čest su okidač za višu spam ocjenu ili neželjenu poštu. 

6. primatelj je ranije Vaš e-mail označio (namjerno ili greškom) kao spam poruku- time ste na primateljevoj blacklisti 

7. sadrži veliku sliku, s malo teksta 

8. sadrži spam izraze a to su riječi koji se inače šalju u raznim napasnim marketinškim spam mailovima. Primjer: KUPI ODMAH !!! Nazovi sada! Osvoji besplatan/nu ___________ ! Uštedi! 

9. ima e-mail primatelja koji više ne postoji- ovo je okidač jer spammeri često šalju masovne poruke na tisuće adresa od kojih nezanemariv postotak nije aktivan pa je i to jedan od okidača za spam 

10. sadrži loše napisan HTML - HTML kod mora biti "čisto" napisan, treba paziti na omjer slike i teksta u poruci, ne koristiti neobične fontove, maksimalna širina 600-800 pixela 

U slučaju da uočite e-mail problem, prijavite detaljno slučaj Vašem hosting provideru. Pošto nitko nije imun na e-mail probleme, naročito je dobra ideja e-mail uslugu hostati kod pouzdanog hosting providera s puno iskustvom s mailovima kao što je Plus hosting. Pouzdani provideri kao Plus hosting osim klasične shared hosting usluge (koja nudi i e-mail uslugu) za Vašu domenu, nudi i VPS ili Dedicated servere za tvrtke s puno e-mail korisnika. 

SLANJE NEWSLETTER ILI BULK MAILOVA 

Masovno slanje poruka je posebna tema jer uključuje slanje mailova odjednom na mnogo adresa (preko 200 adresa) i takve poruke spadaju u spam osim ako primatelj nije dao privolu da prima takve poruke. Stoga mail sustavi prilikom primanja poruka s pravom mogu većom spam ocjenom "kažnjavati" pošiljatelja koji se ne pridržava pravila jer spam poruke zatrpavaju sandučić primatelja s nepotrebnim porukama, te nepotrebno opterećuju mail server primatelja. Procjena je da je oko 85 % poslanih mailova spam, a oko 36% tih e-mail poruka su marketinški mailovi na koje se primatelji nisu pretplatili. 

Danas kada je e-mail sustav puno razvijeniji i kada je s tehničke strane omogućeno slanje velikog broja poruka, slanje poruka na stotine pa i tisuće adresa je postao uobičajeni marketinški alat (slanje newsletter poruka), međutim i dalje treba paziti i pridržavati se određenih pravila prilikom slanja. Npr. ako šaljete u danu 800 mailova ( obavijest članovima udruge ili imate aplikaciju za slanje računa e-mailom, preporuka je koristiti PHP skriptu koja će te poruke slati tempirano (recimo tih 800 poruka poslati po 100 svakih sat vremena). Ako šaljete newsletter preporučuje se korištenje platformi koje su dizajnirane upravo udovoljavanju marketinških potreba, koje uz bolju garanciju da će mail stići na odredište (jer se platforme pridržavaju pravila) nude i olakšano kreiranje vizualno privlačnih poruka te olakšano monitoriranje liste e-mail primatelja (jer se nakon svakog slanja primi izvješće u kojem između ostalog budu navedene i adrese koje više ne postoje) . 

Kod slanja newslettera pripazite na sljedeće : 

- slijedite najbolje HTML prakse 

- naslovi maila ne sadrži spam riječi 

- e-mail lista sadrži isključivo mail adrese primatelja koji su se sami prijavili na newsletter 

- e-mail sadrži link za odjavu s newslettera 

- e-mail poruke ne sadrže linkove koji vode na sumnjive stranice/domene 

- ne šaljete previše privitka 

- izbjegavate spam riječi u tekstu 

- da s tehničke strane imate ispravno podešenu autentifikaciju odakle se e-mail šalje 

Neki provideri će Vam dozvoliti slanje s Vaše domene bez newsletter servisa ako udovoljavate uvjetima. Provjerite koji su to uvjeti kod Plus hostinga.

SLANJE E-MAIL PUTEM SKRIPTI NA WEB STRANICI 

Kada šaljete e-mail poruke putem stranice, recimo imate kontakt formu ili prijavu za newsletter ili šaljete automatizirani odgovor na upit ili za narudžbu na Vašem webshopu, vrlo je važno da su sve te forme zaštićene reCaptchom. Kada nemate zaštićenu kontakt formu spam botovi preko iste mogu slati na tisuće mailova. Time ćete i Vi primati spam s vlastite stranice te mnogi Vama nepoznati primatelji dobivati spam s Vaše stranice odnosno domene i to može dovesti Vašu domenu na blacklistu i dovode do loše reputacije Vaše domene, mail servera, IP adresa preko kojih se vršilo slanje. 

Pogotovo je važno reCaptchom zaštititi prijavu na newsletter kako ne bi imali lažne prijave na newsletter jer će Vam inače lista e-mail adresa primatelja biti kompromitirana tj. sadržavat će mnoge nepostojeće adrese ili adrese koje nisu htjele primati Vaš newsletter i time Vaši mailovi zbog loše reputacije imaju veću spam ocjenu. Uklonite nepostojeće e-mail adrese s Vaše mailing liste. 

Ako koristite WordPress CMS i poruke Vam završavaju u spamu, vrlo je važno koristiti PHP mail plugin koji će ispravno autentificirati pošiljatelja poruke prilikom slanja. 

Uvijek za Vašeg partnera odaberite pouzdanog hosting partnera koji ima dugogodišnje iskustvo u pružanju mail usluga te koji će Vam pružati odličnu podršku vezano za sve navedene probleme s kojima se možete susresti prilikom slanja e-mail poruka. Dobar hosting provider pravilno održava svoj mail sustav (uključujući reputaciju IP adresa mail servera) te će brzo reagirati u slučaju da prijavite problem prilikom slanja poruka te istražiti problem i nakon provjere upita ponuditi rješenje problema. Većina korisnika u Hrvatskoj upravo iz tog razloga koristi usluge Plus hostinga . 

Kako je uvijek bolje spriječiti nego liječiti preporučujemo koristiti mail uslugu pouzdanog hosting providera i: 

1. Ne šaljite poruke bez naslova ili s vrlo dugačkim naslovom 

2. Ne šaljite prazne poruke ( samo s privitkom )i pripazite na naziv privitka koji šaljete uz e-mail 

3. Zaštitite sve kontakt forme i forme za registraciju na Vašoj web stranici 

4. Postavke za e-mail postavite kako je preporučio Vaš e-mail/hosting provider 

5. Koristite ispravne DNS zapise za autentifikaciju maila 

6. Zamolite Vaše poslovne partnere da dodaju Vaš e-mail u adresar ili domenu na whitelistu 

7. Ne šaljite mail sa "spamy" domene (nastavci poput .surf , .top , .tt, .gq , .rocks itd. ) 

8. Izbjegavajte spam "trigger" riječi u tekstu i naslovu e-mail poruke 

9. Izbjegavajte slanje bulk mailova 

10. Pazite na reputaciju Vaše domene i IP adresa s kojih šaljete e-mail 

Želite li doznati razliku između spam poruka i newsletter poruke pročitajte više u članku Newsletter or spam?

Više o spamu doznajte u članku Spam.