Kako da sastanak bude učinkovit, a kratak?

U sklopu ovogodišnje mini Akademije u četiri dana kroz 24 interaktivna školska sata i čak 12 vrhunskih predavača omogućit će vam se da usvojite ili se podsjetite znanja iz čitavog niza područja poslovanja neophodnih za uspješno obavljanje posla.

Sastanak je vrlo važan način komunikacije u grupi i neizbježan dio zajedničkog rada. Ljudi često misle da je održati sastanak jednostavno ili da se, ukoliko oni nisu voditelji sastanka, ne trebaju pripremati. Nažalost, nerijetko je asocijacija ljudi na sam pojam "sastanak": „problem“, „gubljenje vremena“, „nedostatak jasne poruke“, "opet" i slično. Kako bi sastanci bili učinkoviti, motivirajući i ne bi predstavljali gubitak vremena, potrebno im je posvetiti jednako pažnje prilikom pripreme, za vrijeme samog sastanka i neizostavno nakon sastanka. Sastanak nije "gotov" kad sudionici napuste prostoriju ili pritisnu end meeting na nekoj komunikacijskoj platformi. 

MINI AKADEMIJA Kako se pripremiti na razgovor s ljudima koji nas „ne čuju“

Sastanci su korisni prilikom prijenosa informacija, uputa, u slučaju potrebe donošenja odluka i/ili rješenja,  ali i radi samog prikupljanja ideja i prijedloga u vezi neke teme. Najvažnije je utvrditi je li nam sastanak uopće potreban ili potrebu, zbog koje ga sazivamo, možemo ispuniti na neki drugi način. Ukoliko je odgovor ovo drugo, sastanak nije potrebno sazivati. Ukoliko se ipak odlučimo sazvati sastanak, potrebno je temeljito utvrditi samu svrhu. Ona nam pomaže i u izboru sudionika sastanka. 
Kako bi vaš sastanak bio učinkovit, na sastanak zovite samo one koji zaista trebaju prisustvovati. Ovdje se ne bi trebalo voditi pravilom „neka se neki ljudi nađu za svaki slučaj". Svrha sudjelovanja svake osobe treba biti opravdana. 

Prema vremenu svakog sudionika treba se odnositi s poštovanjem. Nakon što ste definirali svrhu i sudionike, kreirajte pozivnicu koja sadržava najvažnije elemente: datum, mjesto, vrijeme, svrha, dnevni red, sudionici, predviđeno trajanje, potrebne pripremne radnje (npr. materijale koje je potrebno proučiti) i ostalo važno za sastanak. Dobro je i unaprijed definirati zapisničara kako bi se osoba mogla pripremiti. Kako bi sastanak postigao svrhu sazivanja, osim pripreme samog voditelja, potrebno je da se za sudjelovanje na sastanku dobro pripreme i sudionici. Sam sastanak započnite na vrijeme te utvrdite pravila poput postavljanja pitanja, korištenja mobitela i laptopa, bilježenja dogovora i sl. 

Sastanak vodite u pozitivnom tonu i držite fokus na dnevnom redu. Ukoliko je potrebno prikupiti ideje, diskretno uključite tiše sudionike, a vratite na temu glasnije i one koji koriste sastanak za rješavanje nekih drugih pitanja nevezanih uz ovaj sastanak. 

MINI AKADEMIJA Kako uspjeti zahvaljujući pogreškama: Kultura svađanja vs. kultura suradnje

Na kraju rezimirajte, povežite zaključke i plan daljnjih aktivnosti sa svrhom zbog koje je sastanak bio i održan. Zapisnik sa zaključcima i potrebnim aktivnostima treba biti poslan svim sudionicima u što kraćem roku, a poželjno je najkasnije u roku 48 sati. 
Hrana i piće na sastanku su dobrodošli, no njihova konzumacija treba biti što jednostavnija tako da ne ometa sastanak (kava, voda, grickalice, bombon i sl. ) 

Dakle, učinkovit sastanak je onaj na koji sudionici rado dolaze, na kojem se svrha postiže čak i bolje nego što bi se postigla kroz druge načine, a uz to doprinosi i dobroj timskoj atmosferi.  
Kako da vaši sastanci budu upravo takvi da će im se sudionici rado odazivati, saznajte na mini Akademiji Poslovnog savjetnika u radionici predavačice Asje Lajtman Bosilj. 

Vidimo se na devetoj Mini Akademija Poslovnog savjetnika od 13. do 16. listopada 2020. u Zagrebu. Svaki polaznik dobit će i diplomu (potvrdu) o sudjelovanju na Akademiji te poklon paket sponzora.