Poslovni sastanci „licem u lice“ važniji su nego što mislite

U velikom istraživanju poslovnog magazina Forbes, od 760 ispitanih poslovnih rukovoditelja, čak njih 84% daje prednost komunikaciji "licem u lice". Prema podacima istog istraživanja, 85% ih je izjavilo da sastanci uživo grade jače i smislenije poslovne odnose. Ispitanici su također izjavili da su sastanci "licem u lice" najbolji pristup za uvjeravanje i pregovaranje (91%), vodstvo (87%) i angažman (86%).

Sastancima uživo postižu bolje rezultate?

Virtualna komunikacija zbog uštede vremena i drugih resursa ima svoje prednosti, ali joj nedostaje onaj neverbalni dio. Ljudi u izravnoj komunikaciji promatraju govor tijela, izraze lica sugovornika kako bi pratili reakcije na izgovorene riječi. Primjerice, ako vam klijent kaže da se u potpunosti slaže s prijedlozima koje ste ponudili, ali njegov govor tijela upućuje na nešto drugo, vi možete uočiti te znakove na vrijeme te predložiti neke alternativne ideje ili na drugi način pokušati uvjeriti sugovornika. - Ništa se ne može mjeriti s efektom sastanaka uživo s klijentima ili suradnicima. Iako će većina reći da nema vremena za sastanke uživo i da su oni "skupi", takvi su sastanci produktivniji, iskreniji i jačaju odnos između partnera te donose bolje financijske ishode. Jednako važno je i da ćete u "licem u lice" komunikaciji imati manje konflikata jer putem e-maila često napišemo i ono što nikada ne bismo izgovorili uživo - kaže Davorka Biondić Vince, FMCG poslovni savjetnik i B2B trener poslovnog pregovaranja.

Neverbalna komunikacije ključ pregovora

Ako znamo da je nevjerojatnih 93% komunikacijske učinkovitosti određeno neverbalnim znakovima, razgovor "licem u lice" smanjuje mogućnost nesporazuma te vam daje mogućnost da lakše izgradite povjerenje. - Uspjeh u komunikaciji ovisi samo 7% o rečenom (sadržaju), a ostatak su govor tijela (55%) i glas (38%), onda se pitam tko si može priuštiti luksuz da komunicira i pregovara samo putem e-maila. Hrvatska realnost je nepoznavanje vještine asertivne komunikacije i vještine integrativnog pregovaranja, zbog čega primjećujem u zadnjih 5 godina progresivan rast skupih i stresnih konflikata te pregovaračkih zastoja - dodaje Davorka Biondić Vince.

Ljudi se mnogo bolje sjećaju nekih izraza i onoga što su vidjeli nego onoga što su čuli - i to je jedan od glavnih razloga zašto je pregovaranje i sklapanje poslova puno učinkovitije na sastancima uživo.

Kako se najbolje pripremiti za sastanak

Ne kaže se uzalud da je priprema pola obavljena posla. - O pripremi za sastanak ovisi ishod sastanka. Saznajte unaprijed (društvene mreže, poznanstva) tko je osoba s kojom pregovarate (godine života, struka, profesionalno iskustvo, hobby, tip osobnosti), zatim sve o djelatnosti i postojećim suradnicima (vašim konkurentima) -  kaže Biondić Vince.

1. Prije sastanka pošaljite drugim osobama važne činjenice i brojke. Tako nećete gubiti dragocjeno vrijeme čitajući podatke na početku sastanka. Ujedno će se i drugi sudionici lakše pripremiti za sam sastanak.

2. Unaprijed isplanirajte troškove putovanja i termine za inozemne sastanke: odredite termin sastanka dovoljno rano pa ćete moći nabavite povoljnije avionske karte i pronaći jeftiniji smještaj. Osigurajte si i pravu biznis tarifu kako biste mogli razgovarati, slati poruke i nesmetano surfati uz 4G tehnologiju, bez straha od visokih računa.

3. Odredite točan cilj sastanka, što sve želite prenijeti drugoj strani i sam vremenski okvir sastanka. Bez tih triju točaka sastanak će se bespotrebno razvući i sudionici će imati dojam kako su se bespotrebno sastali s vama.

4. Pažljivo slušajte svoje sugovornike i pratite govor njihova tijela. Jedino ćete uz aktivno slušanje ostvariti maksimum i od sastanaka dobiti ono što ste željeli.

Davorka Biondić Vince smatra kako u pripremi za sastanak morate pronaći odgovore na pitanje: koje su potrebe vaših klijenata ili surdanika te kako ih vi mislite zadovoljiti? Ujedno savjetuje: neka vaša prezentacija bude samopouzdana i uvjerljiva, entuzijastična i strasna!