5 savjeta kako svakodnevno uštedjeti dragocjeno vrijeme

Radite pametnije, a ne napornije - poznata je izreka u poslovnom svijetu. Često mislimo da je to što smo zatrpani mailovima indikator da imamo puno posla i da smo uspješni. Međutim to bi mogao biti indikator da niste dobro organizirani i da zbog toga niste produktivni koliko biste mogli biti. U nastavku donosimo 5 praktičnih savjeta pomoću kojih situaciju na poslu možete dovesti u red i maksimalno povećati poslovnu učinkovitost.

Napravite strukturu

Strukturiranost je odlika pametnog biznismena. Važno je imati ju u organiziranju obaveza i jedino ona može garantirati dugoročan razvoj i opstanak biznisa. Strukturirano planiranje zapravo uključuje rutinu koja predstavlja uobičajene postupke i „ritam“ života. Dobra rutina može uključivati: buđenje u isto vrijeme svaki dan, vježbanje, doručak, odgovaranje na mailove, zatim rad na zadatku i sl. To znači da je za obaveze predviđeno vrijeme i da se tog plana držite. Strukturiranost nam pomaže da pravilno postavimo prioritete i tako uštedimo vrijeme, a nestrukturiranost uzrokuje gubitak vremena, što u konačnici znači i gubitak novca.

Možda ste već čuli da je za stvaranje navike potreban 21 dan, ali to i nije baš tako jednostavno. Ova informacija potekla je od Dr. Maxwella Maltza, plastičnog kirurga koji je 50-ih godina primijetio da se njegovi pacijenti 21 dan nakon plastične operacije naviknu na novi dio tijela ili lica. No kasnija istraživanja demantirala su tu tvrdnju i pokazala da je potrebno između 18 i 254 dana za stvaranje navike, ovisno o složenosti navike i osobi.

Zaboravite na multitasking

Odgovarate na mail dok usput razgovarate s kolegom, a u ruci tipkate poruku drugom kolegi. Čini vam se da ste „napredni“ jer uspijevate raditi više stvari odjednom, ali znanost kaže jedno veliko ne multitaskingu. Neuroznanstvenik Earl Miller objašnjava kako naš mozak nije dizajniran kako bi mogao obavljati više zadataka u isto vrijeme. – Kada mislite da obavljate više stvari istovremeno, vaš mozak zapravo rapidno izmjenjuje zadatke. – govori Miller. Za vrijeme multitaskinga dolazi do podizanja razine kortizola (hormona stresa), što uzrokuje mentalni umor, koji zatim može utjecati na cjelokupno mentalno zdravlje i emocionalnu stabilnost. Psihologinja Susan Weinschenk procjenjuje da multitaskanjem gubite oko 40% produktivnosti, što nikako nije dobro u poslovnom smislu. Danas se sve više govori o tzv. mono-taskingu, koji predstavlja obavljanje jednog po jednog zadatka, i potiče ga se. U današnjem svijetu tehnologije i s ubrzanim životnim stilom, mono-tasking je postao pravi izazov.

Hitno ne znači i važno

Možda najčešća fraza koju ćete čuti u svijetu poduzetništva jest „hitno trebam“. Svima je sve hitno i svi žele biti vaš prioritet. Vi biste kao poduzetnik trebali imati vještinu procjene stvarne hitnosti pojedinih zahtjeva. Trebali biste znati razlikovati kada je nešto hitno, a kada je zaista i važno. Na taj način uštedjet ćete vrijeme i sačuvati strukturiran dnevni i poslovni plan. Dakle, sljedeći put prilikom stvaranja plana za naredni tjedan vodite se prioritetom važnosti, a ne hitnosti. Također će vam pomoći ako naučite reći „ne“.

Redovno pravite pauze

Kada govorimo o pauzama, zapravo se ponovno dotičemo prve točke – strukture. Pauze ne znače da gubite vrijeme i ne morate se osjećati loše ako ih radite. Redovne su pauze između obavljenih zadataka zdrave i zapravo će vam pomoći u produktivnosti prilikom obavljanja svakog novog zadatka. Dakle, u svoju strukturu uključite kratke pauze u kojima možete nešto pojesti, popiti ili prošetati se, ali pazite, pauzu treba i zaslužiti! Postavite jasno pravilo da na pauzu možete ići ako ste obavili predviđeni zadatak.

„Iskopčajte“ se

Istraživanje aplikacije RescueTime na 11 000 ljudi pokazalo je da prosječna osoba u danu provede 3 sata i 15 minuta na mobitelu, 58 puta uzima mobitel u ruke, a od toga 30 puta za vrijeme radnog vremena. Više od polovice ispitanika mobitel sljedeći put ponovno uzme u ruke 3 minute nakon prvog uzimanja. Kako biste radili pametnije, morate predvidjeti vrijeme u danu kada nećete odgovarati na poruke, provjeravati mailove i kad ćete ispustiti mobitel iz ruke i u potpunosti se fokusirati na zadatak. Također, za vrijeme radnog vremena ugasite obavijesti, odjavite se s društvenih mreža i usmjerite se na korištenje laptopa umjesto mobitela.

Neosporno je da nam je tehnologija olakšala brojne poslovne i organizacijske pothvate, a postala je toliko integrirana u naše živote da često nismo ni svjesni toga koliko nam pomaže. Ugasite društvene mreže tijekom radnog vremena i okrenite se tehnologijama koje mogu pomoći vašem poslovanju uštedom vremena. Biti poduzetnik znači provoditi većinu vremena brinući se o troškovima i troškovno efikasnom poslovanju. Odabirom kompletnog komunikacijskog rješenja za vaš tim kao što je Tele2 Biznis Ekipna tarifa, s kojom ostvarujete neograničenu komunikaciju za sve članove u timu, barem ste jednu brigu stavili na stranu i osigurali si vrijeme za fokus na važnije aspekte poslovanja.