EU fondovi: Odličan projekt rješava problem i slijedi plan

Ulaskom u EU hrvatski su građani dobili mogućnost financiranja projekata iz europskih fondova, a do 2020. na raspolaganju nam je nešto više od osam milijardi eura. No otkud krenuti u slaganju projekta koji bi potencijalno mogli biti financirani iz ovih fondova, kako kvalitetno razraditi potrebnu dokumentaciju za prijavu projekta, na koja vrata pokucati i koliko sve to u konačnici traje.

- Zbog nedovoljne informiranosti o fondovima EU i straha da je pisanje projekta za financiranje iz fondova EU isuviše komplicirana misija, Hrvati Europskoj komisiji još predaju relativno malo projekata. Ako imate kvalitetan projekt, uz prave informacije vrlo jednostavno možete do sredstva iz fondova - kaže dr. sc. Sanja Tišma, ravnateljica Instituta za razvoj i međunarodne odnose (IRMO). 

Besplatnim videotutorijalima i lekcijama te seminarima i savjetovanjima oni podučavaju kako ispravno prijaviti projekt za financiranje sredstvima EU. Za čitatelje 24sata stručnjaci Instituta za razvoj i međunarodne odnose iscrpno su odgovorili na najčešća pitanja i detaljno pojasnili svaki od 20 glavnih koraka koji vas vode do sredstava iz europskih fondova. 

Tko je kandidat, a tko ne za financiranje sredstvima EU? 

Za financiranje bespovratnim sredstvima EU može se prijaviti svaki poduzetnik ili obrtnik koji ima inovativnu ideju, pod uvjetom da posjeduje operativne resurse za provedbu projekta, tj. zaposlenike, prostor i opremu potrebnu za obavljanje djelatnosti te iskustvo i mogućnost  sufinanciranja projekta. Ako zadovoljavate formalne uvjete, EU sredstva možete dobiti i za izradu marketinške strategije, analizu tržišta, promotivnu kampanju, odlazak na sajmove u inozemstvo, dodatnu edukaciju ili umrežavanje sa sličnim tvrtkama te razmjenu iskustava i zajednički nastup na novim tržištima. Primjerice, Erasmus za poduzetnike početnike omogućuje do šest mjeseci umrežavanja i učenja od iskusnih poduzetnika koji vode malo ili srednje poduzeće u nekoj od zemalja članica EU. No poduzetnici koji imaju znatne poslovne gubitke, koji su u stečaju, blokadi ili imaju neizmirene obveze prema državi ili zaposlenicima, ne mogu aplicirati za bespovratna sredstva EU. Poduzeće ili obrt mora imati najmanje jednog zaposlenog te ne smije imati porezni dug, a ponekad je primjerice navedeno i koliko poduzeće ili obrt minimalno dugo moraju biti registrirani, koliko godina unazad moraju imati pozitivno poslovanje i sl.

Otkud krenuti u slaganju projekta? 

Pođite od sebe i zapitajte se kako mogu poslovati bolje, mogu li biti inovativniji, konkurentniji? Što mi treba da bih to ostvario, koja znanja i kakvi partneri? Gdje pronaći inspiraciju za ideje i primjere dobre prakse? Gdje se prezentirati? Sve se to može financirati iz EU fondova. Nije dovoljno samo načelno znati što vam treba. Za EU sredstva morate biti konkretni. Često i natječaji daju smjernice, kao primjerice: “Obrazovanje za poduzetništvo i obrt”, “Primjena informacijske i komunikacijske tehnologije za poboljšanje poslovnih procesa”, “Jačanje kapaciteta za istraživanje, razvoj i inovacije”, “Povećanje gospodarske aktivnosti i konkurentnosti malih i srednjih poduzeća” itd.

Kako izraditi projektnu prijavu za natječaje za sredstva EU fondova?

Detaljne informacije o EU fondovima možete pronaći na središnjem portalu www.strukturnifondovi.hr. Natječaji za bespovratna sredstva Europske unije za poduzetnike objavljuju se i na stranicama razvojnih agencija u vašem gradu ili županiji, stranicama gospodarske i obrtničke komore te direktno na stranicama Europske unije ec.europa.eu/enterprise/contracts-grants/calls-for-proposals/. Na stranici www.strukturnifondovi.hr pronaći ćete popis svih natječaja, a odabirom nekog od natječaja otvorit će vam se stranica s osnovnim informacijama o tome tko se može prijaviti i u koju svrhu se mogu dobiti sredstva. Primjerice, jedan od otvorenih natječaja je “Primjena informacijske i komunikacijske tehnologije za poboljšanje poslovnih procesa” te je navedeno da su prijavitelji “mali i srednji poduzetnici te obrtnici”. Prvi dokument koji morate pročitati i detaljno proučiti su Upute za prijavitelje u kojima je opisano sve vezano za projekt koji ćete opisati i prijaviti te sve vezano za administrativne obaveze. U natječaju proučite tko su prihvatljivi prijavitelji, koje su prihvatljive vrste projekata, prihvatljive aktivnosti, prihvatljivi troškovi, iznos sredstava koje možete tražiti i koliko projekt može trajati. Ako odgovarate zadanim uvjetima, provjerite možete li zadovoljiti i administrativne obaveze. U Uputama za prijavitelje potražite koji obrasci se moraju ispuniti, koji dokumenti prikupiti te na koju adresu i do kojeg roka moraju biti predani. Kad ste se upoznali sa sadržajem Uputa za prijavitelje, možete donijeti odluku treba li u procesu razrade i prijave projekta angažirati konzultante. To ne ovisi samo o tome koliko je vaša prijava jednostavna ili kompleksna, nego i o vremenu, znanju i iskustvu.

- Kao evaluatori projektnih prijava imali smo prilike vidjeti izvrsne ideje za projekte koje, nažalost, nisu bile dovoljno dobro opisane. Zato se ponekad isplati obratiti stručnjaku – konzultantu za pisanje prijava koji ima iskustvo u barem nekoliko dobivenih projekata koje je pisao. On će oblikovati vašu ideju u skladu s natječajem, no to ne znači da konzultant sve može napraviti sam. Najbolji projekt je onaj koji sami pripremite, a konzultant ga tek malo ‘ispolira’ kako bi bio u skladu s uvjetima natječaja - kaže Sanja Tišma. Ako ne uspijete od prve, ne odustajte, nego pokušajte ponovno na natječaju slijedeći upute evaluatora za popravak.

1. Ciljevi su jasni i projekt ih mora ostvariti

Svi projekti moraju biti usmjereni prema ostvarenju EU ciljeva, a to su: rast zapošljavanja, inovacije, ispunjavanje klimatsko-energetskih ciljeva, podizanje obrazovanja i smanjenje opasnosti od siromaštva. U Uputama su ciljevi natječaja te vaš projekt mora direktno pridonositi ostvarenju. Ako se kao cilj navodi povećanje konkurentnosti, podrazumijeva se povećanje zaposlenih, kapaciteta za proizvodnju, izvoza te smanjenje troškova proizvodnje itd. Ako je cilj jačanje kapaciteta za istraživanje, razvoj i inovacije, treba investirati u istraživačku opremu, usavršavanje, sastanke s partnerima, nastupe na sajmovima i sl.

2. Prioriteti su projekti zapošljavanja

Važno je znati koji fondovi postoje, koji su nam dostupni i koja su područja od glavnog ekonomskog interesa za RH. Na području EU prioritetni su projekti zapošljavanja, zaštite okoliša, prelaska na obnovljive izvore energije, poticanja malog i srednjeg poduzetništva te istraživanja koja rezultiraju konkretnim proizvodima. Glavni fondovi kojima se financiraju razvojni programi i projekti su: kohezijski fond, dva strukturna fonda - Europski fond za regionalni razvoj i Europski socijalni fond, te Europski poljoprivredni fond za ruralni razvoj i Europski fond za ribarstvo.

3. Hrvatska primila 89,7 milijuna eura više 

 Česte su rasprave je li Hrvatska više platila ili povukla sredstava iz Europske unije. Što se isplata iz proračuna EU tiče, većina odlazi na strukturne mjere (46%) i poljoprivrednu politiku (41%). Hrvatska je u 2014. uplatila u EU proračun 3,5 milijardi kuna ili 460 milijuna eura. Prema zadnjem izvješću, Hrvatska je u 2014. godini iz proračuna Europske unije primila 4,2 milijarde kuna, odnosno 548 milijuna eura, tj. 89,7 milijuna eura više nego što je uplatila.

4. Projekt mora odrediti što je pravi problem

Poanta europskih fondova nije dobiti novac za vlastite poduzetničke pothvate, nego za ideje koje su rješenja problema. To znači da sredstva iz europskih fondova možete dobiti samo ako ćete uz povećanje konkurentnosti pridonijeti i rješavanju problema na lokalnoj, regionalnoj ili nacionalnoj razini. Prioritetni problemi su niska konkurentnost gospodarstva, visoka nezaposlenost, raskorak između obrazovnog sustava i ekonomskih potreba, nedostatna gospodarska i javna infrastruktura i usluge. U turizmu je najveći problem kratko trajanje sezone jer se 80 posto turističkog prometa odvija tijekom samo tri ljetna mjeseca. U zaštiti okoliša najveći problem je neriješeno gospodarenje otpadom. Ako kao poduzetnik ili obrtnik možete pokazati da će vaš projekt pridonijeti smanjenju nekih od problema, a ne samo povećati profitabilnost, tada je projekt kandidat za financiranje iz EU projekata. U Operativnom programu konkurentnost i kohezija za razdoblje od 2014. do 2020. godine bespovratne potpore za razvoj konkurentnosti dostupne izravno poduzetnicima izvan poljoprivrede i ribarstva iz strukturnih i investicijskih fondova u Hrvatskoj iznose oko 470 milijuna eura. Većinu potpora Hrvatskoj dodijelit će Ministarstvo poduzetništva i obrta.

5. Pogledajte raspisane natječaje i ciljeve

Imate projektnu ideju - sljedeći je korak naći odgovarajući natječaj na središnjoj stranici fondova EU www.strukturnifondovi.hr. Nekad je iz poziva na natječaj vidljivo da se odnosi na mala i srednja poduzeća, ali postoje i drugi natječaji u kojima poduzetnici i obrtnici mogu sudjelovati, npr. kao partneri ili suradnici. Kako biste otkrili je li natječaj prikladan, usporedite ciljeve svojeg projekta s ciljevima natječaja. Pokazatelji za jačanje konkurentnosti malog i srednjeg poduzetništva mogu primjerice biti “Povećana produktivnost rada”, “Broj otvorenih ili sačuvanih radnih mjesta”, “Povećan ukupni prihod”, “Povećani prihodi od izvoza”, a za jačanje konkurentnosti turizma “povećanje trajanja turističke sezone u danima” i “Povećanje broja noćenja u objektima kojima je pružena potpora”.

6. Krenite od općeg prema konkretnom

Pri ispunjavanju obrazaca susrest ćete se s pitanjima: Tko prijavljuje projekt? Zašto se projekt prijavljuje? Koji su ciljevi projekta? Koji su očekivani rezultati? Koje aktivnosti će se provoditi? Koji troškovi su planirani za provedbu tih aktivnosti? Koliko će projekt trajati? Pri opisivanju projekta krenite od općeg ka konkretnom. Primjerice, svrha ili opći cilj može biti povećanje konkurentnosti gospodarstva i smanjenje nezaposlenosti, a specifični ciljevi trebaju biti konkretniji – povećanje kapaciteta proizvodnje poduzeća za 30 posto, povećanje broj zaposlenih za 20 posto, povećanje broja klijenata za 10 posto. Očekivani rezultati koje možemo izmjeriti su primjerice 1) proizvodnja povećana za 400.000 komada proizvoda na mjesec, 2) zaposleno šest novih djelatnika i 3) povećan broj klijenata za 12. Očekivani rezultati mogu upućivati i na načine na koje smo postigle ciljeve, npr. 4) nabavljena tri nova stroja, 5) realizirani nastupi na dva domaća i dva međunarodna sajma 6) 30 djelatnika prošlo obuku za rad na novim strojevima. Važno je znati podijeliti projekt u cjeline, aktivnosti ili tzv. elemente projekta, radne pakete ili grupe aktivnosti. 

7. Detaljna analiza upućuje na postojeće probleme i rješenja koja projekt nudi

Prije ispunjavanja obrasca sa zainteresiranim stranama, članovima tima, partnerima i korisnicima napravite nekoliko analiza. Prva je analiza postojećeg stanja, prepoznavanje središnjeg problema i promišljanje što su posljedice, a što uzroci problema. Kad detektirate uzroke problema, u projektu možete kao cilj imati smanjenje ili uklanjanje uzroka čime bi i posljedice trebale biti uklonjene ili smanjene. Važna razmišljanja i pretpostavke potkrijepite činjenicama jer će analiza biti realna i moći ćete mjeriti napredak. U fazi pripreme projekta važna je i analiza dionika kojom se traže odgovori na pitanja tko su dionici, koje potrebe imaju i što očekuju od projekta. Dionici su svi povezani s projektom. Dionik je i sam korisnik bespovratnih sredstava, npr. to može biti prijavitelj projekta, sam ili s partnerima, a dionici mogu biti zaposlenici, kupci, lokalna zajednica, nezaposleni i razne druge ciljne skupine. Važno je i kvantificirati korisnike, npr. stručno usavršavanje će proći 30 zaposlenika, šest nezaposlenih dobit će posao, 30 kupaca sudjelovat će u prezentaciji proizvoda i testiranju kvalitete.

8. Ocjena relevantnosti i strateški dokumenti

Strategija Europa 2020., Partnerski sporazum i dva hrvatska operativna programa govore o ciljevima Unije i nacionalnim ciljevima. Postoje i tzv. lokalne i regionalne strategije, npr. županijske strategije, prekogranični programi, gradski planovi razvoja i različite sektorske strategije, primjerice Strategija pametne specijalizacije, Strategija razvoja poljoprivrede, Strategija zaštite okoliša, Kulturna strategija, Strategija razvoja turizma, Strategija poticanja čitanja i slično. 

U dokumentima treba naći poveznicu s projektom kako bi se dokazalo da će on pridonijeti poboljšanju uvjeta rada i života u gradu, općini, županiji ili regiji, u skladu sa strategijom razvoja. Nije moguće financirati projekt gradnje kokošinjca u npr. Zagrebu ili Splitu, iako je to profitabilna djelatnost, jer projekt nije našao mjesto u planu zato što se grad nije opredijelio za razvoj poljoprivrede. 

No projekti opremanja i stavljanja u funkciju hostela, izrade autentičnih lokalnih suvenira ili osmišljavanje turističke rute i izrada turističkih materijala s pričama iz gradske povijesti sigurno će biti poželjni za financiranje jer mnogi gradovi žele biti turistička središta. 

9. Svaki partner mora imati jasnu ulogu 

U projektnoj prijavi trebate opisati sve suradnike, njihove uloge i odgovornosti te dati pregled organizacijske strukture projekta. Ako je na projektu više partnera, svatko od njih ima svoju ulogu. U primjeru hostela prijavitelj će primjerice povećati smještajne kapacitete, a partner osigurati dodatne sadržaje turistima kako bi se dulje zadržali u gradu. Projektni tim treba biti formiran od članova koji imaju upravljačke vještine, tj. znanja i iskustva u vođenju projekta te stručna znanja, tj. ekspertizu za područje kojim se projekt bavi. Primjerice, ako se projekt bavi informatizacijom poslovnih procesa, nužno je da u timu bude stručnjak za analizu i definiranje poslovnih procesa. Poželjno je da voditelj ima iskustvo u vođenju EU projekata. 

10. Sve aktivnosti moraju se raditi prema planu  

Voditelj projekta mora brinuti o planiranju i rasporedu aktivnosti te ih mora navesti u projektu. Mora imati organizacijske sposobnosti, koordinirati ljude i resurse kako bi se aktivnosti odvijale prema planu projekta te se ostvarili rezultati prema zadanim kriterijima. Sve aktivnosti moraju biti dokumentirane, radno vrijeme angažiranih na projektu evidentirano, svi troškovi moraju imati kompletnu dokumentaciju, a rezultati se moraju potkrijepiti dokazima. Važno je motivirati ljude ka ispunjenju ciljeva, ne zaobilazeći pritom metodologiju koja je opisana u planu projekta. Ako je planirano da se za usavršavanje odaberu zaposlenici srednje stručne spreme i stariji od 45, onda se tijekom projekta ne smiju mijenjati kriteriji, osim ako ne postoje jaki razlozi, pa se zatraži i dobije odobrenje od druge ugovorne strane (ministarstva, agencije ili same Komisije). Ako se planiraju kupiti tri stroja za prešanje, ne smije se kupiti jedan, a umjesto druga dva stroj za pakiranje. 

11. Financijsko planiranje 

Detalji vezani uz projekt i projektnu prijavu opisani su u Uputama za prijavitelje gdje se nalaze svi podaci potrebni za planiranje proračuna projekta. Navedeni su minimalni i maksimalni mogući iznosi bespovratnih sredstava, minimalni i maksimalni udio vlastitih sredstava poduzeća ili obrta te koji troškovi su prihvatljivi, a koji nisu. U velikoj većini projekata moguće je planirati projekt samo s prihvatljivim troškovima. Kod infrastrukturnih i investicijskih projekata moguće je u proračunu navesti i neprihvatljive troškove koji će realno nastati tijekom projekta. U tom slučaju imamo neto i bruto vrijednost projekta. Neto vrijednost uključuje samo troškove koji su prihvatljivi za financiranje iz fondova EU, a bruto uključuje i prihvatljive i neprihvatljive troškove. Ključno je proučiti koji troškovi su prihvatljivi, a koji nisu jer prijavitelj mora osigurati i vlastiti udio u prihvatljivim troškovima te čitav iznos sredstava za neprihvatljive troškove. Poduzetnicima i obrtnicima često je problem sufinanciranje projekta, no mogu se obratiti HBOR-u. Trenutačno je aktivan program kojim će se kreditirati projekti koji se sufinanciraju sredstvima EU fondova. HBOR-ovim sredstvima moći će se financirati troškovi provedbe projekta, i to uz prihvatljive izdatke (dio projekta koji će se kandidirati za EU bespovratna sredstva), ali i neprihvatljive izdatke koji čine dio projekta, a koje nije moguće kandidirati za bespovratna sredstva. Ovako HBOR omogućuje zatvaranje cjelokupne financijske konstrukcije. 

12. Prepreke za uspješnu provedbu projekta

Najveći izazovi su financijski i administrativni. Treba osigurati dokaze da za vlastiti dio postoje osigurana sredstva. Suradnja s bankama još nije jednoznačno definirana, svaka banka ima svoja pravila, često se odluke donose u hodu, proces traje i ishod je neizvjestan. Izazov je u osiguravanju sve potrebne dokumentacije, pravilnog ispunjavanja obrazaca i poštovanja rokova. Zbog krivo označene kuverte projekt neće proći administrativnu provjeru i neće doći u priliku za ocjenjivanje sadržaja koje ste poslali. Ako se prema natječaju dobije akontacija, lakše je pokrenuti aktivnosti i plaćati troškove, ali ako se sve mora financirati unaprijed, a za povrat čekati prihvaćanje izvještaja i refundaciju sredstava, tada se mora osigurati financiranje, a da redovito poslovanje, ali i dinamika projekta ne budu ugroženi. Sve je zahtjevno popratiti, no trošak za administratora projekta je prihvatljiv i može se sufinancirati bespovratnim sredstvima. Posao voditelja i administratora projekta je opsežan. Možete zatražiti i pomoć konzultanta, ali se posavjetujte s iskusnijim poduzetnicima.

13. Jako su bitne četiri dimenzije održivosti

Svrha svakog projekta je održivost, odnosno dugoročna pozitivna promjena. Održivost projekta pokazuje da će se on nastaviti i kad završi financiranje EU te da sve što je pokrenuto neće završiti posljednjim danom trajanja projekta nego ostaje za budućnost. Kad opisujete održivosti projekta, uzmite u obzir sljedeće četiri dimenzije: Financijska održivost - financiranje popratnih aktivnosti, izvori prihoda za pokriće operativnih troškova i troškova održavanja itd.; Institucionalna održivost - uključuje strukturu koja će omogućiti da se rezultati projekta nastave nakon završetka projekta (novi dugoročni ugovori s kupcima koji su ugovoreni tijekom, a nastavit će se zahvaljujući projektu ili dugoročni sporazumi o suradnji s lokalnom samoupravom i sl.).; Održivost na razini donošenja politika (gdje je primjenjivo) uključujući strukturni utjecaj (poboljšano zakonodavstvo, usklađenost s postojećim okvirom, pravila ponašanja, metode itd.).; Okolišna održivost: da projekt nije ni neće štetiti okolišu, a ako je moguće, poticat će poboljšanja.

14. Promocijom se šire informacije i znanja

Promocija je jedan od obaveznih dijelova projekta. Za projekte financirane iz fondova EU postoji obaveza da se promoviraju korisnicima i široj javnosti. Nije dovoljno raditi - treba i govoriti o tome što se radi i kako se radi te informirati javnost i zainteresirane da poslove koje radimo sufinancira EU. Cilj je prezentirati projekt, projektnu ideju, ciljeve i rezultate, objaviti činjenicu da EU sufinancira projekt, promovirati europske vrijednosti i važne strateške razvojne pravce za zajednicu  od lokalnih i nacionalnih do europskih i svjetskih. Promocijom se šire informacije o projektu te dijele znanja i iskustva.Minimalna je obaveza da sve što je nastalo ili kupljeno projektom označite obaveznim EU oznakama. Ostale aktivnosti provode se kako je navedeno u projektnoj prijavi, a moguće aktivnosti su: objave u novinama, na društvenim mrežama, konferencije za novinare, okrugli stolovi, nastupi u radio i TV emisijama, izrada promotivnih materijala...

15. Obavezna i dodatna dokumentacija 

U Uputama za prijavitelje nalaze se informacije o tome što treba prikupiti poduzetnik uz projektnu prijavu te popis dokumentacije koju je potrebno predati. Dio dokumentacije predaje se zajedno s projektom prijavom, a čine je uglavnom ispunjeni obrasci i izjave, a dio dokumentacije, npr. dokazi o pravnom statusu mogu se predati kod provjere prihvatljivosti, odnosno prije potpisivanja ugovora. 

Na nekim natječajima, kao što je npr. Obrazovanje za poduzetništvo i obrt, obavezna dokumentacija kod prijave bio je obrazac A, izjava prijavitelja i partnera te izjava o primljenim sredstvima prema “de minimis” pravilu. Nakon odluke o financiranju, a prije potpisivanja ugovora, treba predati ostale obavezne dokumente, kao npr. kopije odluke o osnivanju, potvrde o registraciji, statuta ili drugog odgovarajućeg dokumenta o osnivanju ili registraciji i sl.

Tu su i dokumenti koji pokazuju financijske kapacitete prijavitelja i financijsko poslovanje, kao npr. računi dobiti i gubitaka za prethodne godine, bilance, financijska izvješća, potvrda Porezne uprave da nema poreznog duga itd.

16. Jasni su kriteriji za ocjenjivanje 

Projektne prijave ocjenjuju anonimni evaluatori – stručnjaci u pojedinim područjima vezanim uz natječaj koji se vode istim, jasnim uputama. Minimalno dva evaluatora rade odvojenu procjenu projekta, a ako se njihove ocjene bitno razlikuju, angažira se i treći, nezavisni evaluator čija ocjena projekta presuđuje. Kriteriji za ocjenjivanje projektnih prijava unaprijed su poznati i opisani su u Uputama za prijavitelje.

17. Implementacija: kvaliteta, nadzor, kontrola i izvještavanje

Već prilikom objave natječaja dostupni su opći i posebni uvjeti ugovora o financiranju projektne prijave. Poznata su prava i obaveze, pa tako i prava i obaveze vezano uz izvještavanje, a dostupni su i obrasci za izvještavanje. 

18. Pravila za javnu nabavu

Ulaskom Hrvatske u EU, prilikom nabave moraju se poštovati nacionalna pravila za javnu nabavu.

19. Procjena napretka i potrošnje sredstava

Kod većih dugoročnih projekata, neovisni stručnjaci procjenjuju odvija li se sve po planu, ima li problema i poteškoća i treba li nešto mijenjati u organizaciji, provođenju aktivnosti ili realizaciji. Konačna evaluacija, od strane neovisnih stručnjaka, analizira i postupak provedbe projekta i ukupno ostvarene rezultate u odnosu na ukupno planirani projekt ili na preporuke mid-term evaluacije. Rezultati konačne evaluacije koriste se kao lekcije i korisna iskustva za neke buduće projekte. Revizija je kontrola financijskih transakcija i računa. To je vanjska neovisna provjera je li projekt trošio sredstva onako kako je planirano i odobreno. Revizor kontrolira račune, kopije isplata i uspoređuje ih s financijskim planom.  Neopravdano i nedopušteno trošenje može dovesti do povratka sredstava ili do obustava finalne isplate na projektu. 

20. Zatvaranje projekta

Završno izvješće EU projekta koji je trajao godinu dana su tri puna velika registratora dokumentacije kojom pravdate utrošena sredstva. Dužni ste opisati što ste radili i kako ste došli do projektom željene pozitivne promjene te priložiti svu dokumentaciju, izvještaje, zabilješke fotografije i sl. koje to dokazuju. Obrasci za završni, a i sve ostale izvještaje priloženi su u okviru natječajne dokumentacije te propisuju način i sadržaj očekivanih izvještaja. Dužni ste prikupiti i sve ugovore, račune i isplate za financijske transakcije koje ste obavljali tijekom projekta. Završni izvještaj dokazuje da ste radili kako ste planirali i da ste ostvarili sve što ste projektom planirali.Izvještavanje na EU projektima je složen i obiman proces, stoga kako bi se olakšao zadatak pripreme završnog izvještaja projekta treba pažljivo čuvati i odlagati svu dokumentaciju koja nastaje tijekom rada na projektu. Primjerice, ako projekt zapošljava jednog djelatnika, svaki mjesec pripremite kopiju obračuna plaće i obrazac koji je potvrda o isplati te to odložite u poseban registrator.