Koliko nam je elektronička komunikacija olakšala sklapanje poslova i razmjenu informacija, toliko izostanak intonacije i glasa ponekad može pomoći nerazumijevanju. Možda niste uspjeli nagovoriti klijenta da vas angažira jer nije shvatio točno što mu želite reći, a možda je vaš e-mail jednostavno ostavio neprofesionalan dojam.

Gramatičke pogreške, tipfeleri, kriva imena, preopuštena komunikacija, korištenje emotikona, izostanak pristojnog pozdrava i predstavljanja ili možda jednostavno loše napisan mail - sve su to greške koje se događaju sve češće. Toliko često da je urednica portala The Muse podijelila nekoliko savjeta za pisanje boljih poslovnih mailova:

1. Usporite

Da, poštanski sandučići pretrpani su nam mailovima, stiže ih više nego što možemo pročitati i na njih odgovoriti, a često je potrebno samo da ispalimo brzi odgovor i damo potrebnu informaciju, ali postoje i mailovi kojima treba pristupiti s malo više pažnje. I službeni mail je komunikacija pa se oko nje potrudite - nađite vremena da razmislite i uobličite misli.

2. Neka ima glavu i rep

Kad god pišete e-mail koji je važan, formulirajte ga kao školski sastavak. A to znači da treba imati uvod, zaplet i rasplet, odnosno prevedeno na jezik poslovne komunikacije - uvod u kojem pozdravljate i predstavljate se, zaplet odnosno odlomak u kojem prelazite na stvar odnosno objašnjavate što nudite ili što biste željeli te rasplet odnosno završni odlomak u kojem primatelju kažite što biste željeli da napravi, predložite vrijeme za sastanak ili telefonski poziv i pristojno pozdravite.

3. Pročitajte i provjerite

Svaki e-mail koji vam je važan pročitajte barem jednom prije nego ga pošaljete. Tako ćete ne samo vidjeti greške u tipkanju nego još jednom provjeriti jeste li točno napisali sva imena. Netko tko se zove Goran vam sigurno neće biti naklonjen ako mu se obratite s 'Dragi Zorane'.

4. Odredite ton

Ponovno čitanje je i prilika da provjerite je li e-mail primjerenog tona. Obraćate li se preslužbeno nekome s kime ste često surađivali, osobno ga upoznali i neformalno komunicirali? Ili ste možda počeli neformalnim pozdravom e-mail nekome koga nikad niste upoznali? Zlata vrijedan savjet je i - pazite na uskličnike. Kako bismo prenijeli svoje oduševljenje idejama, skloni smo stavljati previše uskličnika, a to je znak lošeg pisanja i jednostavno izgleda smiješno.

5. Zamislite da ga čita bilo tko

Biste li se posramili kad bi se vaš e-mail mogao javno pročitati - metoda je provjere koja je najučinkovitija. Ako bi vas bilo sram - bilo zbog grešaka, tona ili sadržaja - onda mail koji ste napisali jednostavno ne valja.