Mnogi smatraju da je organizacija najvažniji čimbenik u uspostavljanju i održavanju radnih navika, ali i povećavanju produktivnosti. To je važan dio posla koji ne možete zanemariti. Prosječna osoba potroši oko 150 sati godišnje u potrazi za dokumentima, različitim datotekama i ostalim informacijama. To je ekvivalent za skoro mjesec dana rada. Neka istraživanja pokazuju kako nam takve radnje oduzimaju čak 10% radnog vremena. Razmislite o tome koliko gubite vremena samo zbog svoje neorganiziranosti. Posljedice neorganiziranosti mogu biti kašnjenja s rokovima, gubljenje povjerenje klijenata i slično. Pročitajte naše savjete koji vam mogu pomoći da se što bolje organizirate i dobijete dio vremena koji možete puno kvalitetnije iskoristiti. 

Savjeti za bolju organizaciju

Organizirajte svoje vrijeme. Planirajte dan poput krivulje. Odredite koji zadaci će vam oduzeti najviše vremena, a koji manje. Postavite prioritete prema hitnosti zadataka. Prvo započnite s laganijim poslovima i nakon što ste se zagrijali, uhvatite se u koštac s najtežim zadacima koje trebate obaviti toga dana. Otkrijte svoje najproduktivnije sate i tada obavite najteži dio posla koji zahtijeva vašu pozornost. Najlakše zadatke ostavite nakon pauze i za kraj radnog vremena jer vam pri kraju radnog vremena pada koncentracija. Tada obavite ono u čemu i uživate. 

Napravite listu zadataka. S obzirom na to da svakog dana ne možete obaviti sve što se od vas očekuje, neka vas svakoga dana dočeka lista sa svim zadacima koje trebate obaviti. To će vam olakšati posao i nećete morati gubiti vrijeme. Također, odaberite prioritete što morate obaviti odmah, a što može čekati. Lista zadataka vam omogućava da se odmah uhvatite posla, a ne da provedete sat vremena razmišljajući što morate obaviti. Na svakome smartphoneu možete instalirati aplikaciju u koju možete zapisivati liste zadataka. Za iPhone smo pronašli besplatne aplikacije i one za koje ćete morati izdvojiti novac kao i na Android mobitelima.   

Organizirajte radni prostor. Možda vam se ne čini da je radni prostor važan segment u organizaciji, ali sigurno vam se dogodilo da niste mogli naći dokumente koji su vam baš trebale u određenom trenutku. Pojednostavnite svoj radni prostor tako da vam pri ruci budu stavke koje svakodnevno koristite. Potraga za dokumentima može narušiti produktivnost. Sve dokumente, papire, račune i slično koje vam pristignu u ured podijelite u kategorije. Osmislite način na koji ćete sortirati u različite mape ili označiti sve dokumente kako bi ih poslije lakše pronašli. To vrijedi i za elektroničku poštu.Također, napravite i arhivu koja će vam pomoći da ostanete organizirani. 

Nemojte zanemariti pauze. Mnogi zanemaruju pauze ako se nađu u situacijama kada trebaju obaviti dosta posla. Čak i kada imate najviše posla, priuštite sebi kratki odmor. Sigurno ne možete sebi dopustiti da uzmete pauzu od sat vremena, ali napravite kratku šetnju ili iziđite na zrak da na trenutak odmaknete misli od posla te dobijete nazad dio energije. Kratka pauza vam može pomoći da uspješnije završite sve poslove. Možete se relaksirati i kroz vježbu,a  o drugim metoda saznajte ovdje i ovdje. 

Planirajte unaprijed. Posljednjih petnaestak minuta radnog vremena, iskoristite za planiranje unaprijed. Mnogi izgube dosta vremena samo dok razmišljaju o tome koji im je sljedeći zadatak. Svakoga dana napravite rezime obavljenih poslova te sastavite popis obveza za sutrašnji dan. Ako imate popis, svakoga dana možete organizirano krenuti u izvršavanje svojih obveza.  

Također, svi bi trebali imati podsjetnike. Nemojte sve pamtiti nego sve važno zapišite u mobitel, kalendare, rokovnike i slično. Napravite liste zadataka koji trebate odmah obaviti i one koje mogu pričekati. Uvijek nosite papir i olovku gdje god idete. Iskoristite sve dostupne alate kako bi sebi olakšali život i obavili sve na vrijeme.  

Dobra organizacija je ključna za vašu produktivnost, a time i uspjeh. Neorganiziranost dovodi do loših rezultata, što može ugroziti vašu tvrtku ili radno mjesto. Kako bi spriječili potencijalni neuspjeh, poradite na svojoj organizaciji vremena i navedene savjete počnite primjenjivati što prije. Loše mane ostavite iza sebe i naučite iskorištavati vrijeme kako najbolje znate. 

Jasmina Jazz Bjelica, relationship&life coach, komentirala nam je što je najvažnije kod organizacije. 

"Kod organizacije, imajte na umu da ono što vama možda izgleda totalno neorganizirano (recimo kaos od papira na radnom stolu), za nekoga je organiziranost u kojoj se najbolje snalazi i u kojoj je produktivan. I obratno. Nađite neki svoj model koji je usklađen sa vašom radnom okolinom. Ostavite dovoljno prostora u planiranju kako bi mogli biti fleksibilni na nenadane promjene i obveze koje su sastavni dio poslovanja. Jer ako ste previše struktrurirani i kruti u želji da zadržite svoju organiziranost pod svaku cijenu, imat ćete puno frustracija oko preslagivanja i vjerovatno puno prekovremenog rada. Što ste fleskibilniji  tj. skloniji promjeni - to ćete brže i adekvatnije moći odgovoriti na nove izazove.“