Čak 107 milijardi e-mailova poslano je u 2010. godini, pokazale su internetske statistike. Iako je slanje mailova u poslovnoj komunikaciji rutina, često se potkradaju pogreške koje mogu narušiti poslovni ugled, opominju stručnjaci za karijere. Posebnu pozornost treba obratiti na pravopisne i gramatičke pogreške, pa je najbolje nekoliko puta provjeriti napisano. Velika pogreška je i obraćanje primatelju u drugom licu jer ostavlja dojam neprofesionalnosti.

Zloupotrebu “subjecta” da biste napisali “hitno” preskočite, kao i upotrebu velikih slova, savjetuju stručnjaci za ljudske resurse. Pisanje žargonom je strogo zabranjeno, kao i infantilno dodavanje smajlića. Ta “bića” koja se smiješe, ljute ili namiguju ostavite isključivo za ljude s kojima ste prisni. Imajte na umu da s ljudima iz poslovnog svijeta valja biti isključivo profesionalan. 

Jedna od najčešćih pogrešaka je odabrati opciju “replay to all” umjesto samo “replay” jer se tako povratna poruka šalje i svima koji su na distribucijskoj listi. Katastrofalna pogreška je i slati e-mailom povjerljive informacije poput financijskih izvještaja ili tajnih šifri jer one mogu biti hakirane - što je prečica za otkaz. Takvi podaci prenose se osobno ili na sastanku, savjetuju stručnjaci. 

U e-mail je vrlo važno napisati naslov poruke

Ako ste pošiljalac poruke, osnovno pravilo poslovnoga komunciranja putem e-maila je napisati naslov (“subject”) koji daje osnovnu informaciju o sadržaju i važnosti poruke. To je i svrha njegova upisivanja. 

Pravila

Pravila pisanja e-maila vrlo su jednostavna, uvodno obraćanje primatelju poruke, kratak i sažet sadržaj te pozdrav na kraju. U brzini e-pošta često završi na krivoj adresi zato prije slanja provjerite jeste li adresirali na pravog primatelja.