Primatelja uvijek stavljajte na kraju - i to nakon što ste pregledali naslov i sadržaj. Tako ćete smanjiti rizik da link na šaljivu snimku majmuna pošaljete šefu i sličnu krivo poslanu e -poštu. Također, ako ste uzrujani, nikad nemojte slati “ljutiti” e-mail. Radije pričekajte da se malo smirite pa tek onda odgovorite ili riješite to usmenim putem. 

Osim toga, strogo je zabranjeno i ogovaranje jer je vrlo vjerojatno da će vam se obiti o glavu. Bonton elektronske pošte zahtijeva i da nikad ne pišete sve riječi velikim slovima jer će tako izgledati kao da vičete. S druge strane, nedostatak interpunkcije ili pisanja svih riječi malim slovima ostavlja dojam aljkavosti i nepismenosti. 

Nemojte ni prosljeđivati tuđe mailove bez vlastita, pa makar i vrlo kratka komentara jer biste mogli djelovati nepristojno. Na kraju obvezno završite pozdravom i zahvalite se unaprijed ako tražite neku informaciju. Bilo bi dobro i da vam potpis uključuje osobne podatke poput telefonskog broja ili adrese te radno mjesto i naziv tvrtke.  

Pravilo pet minuta pokazuje treba li uopće slati mail

• Naslov maila ne mora biti kratak - važnije je da je jasan i konkretan. 
• Počnite ga pozdravom i odmah u prvom odlomku napišite ono što vas zanima.
• Iako je riječ o poslovnoj komunikaciji, nemojte biti hladni i suzdržani, zadržite pristojan i srdačan ton. 
• Ne koristite sleng, ironiju, sarkazam, skraćenice jer ćete djelovati vrlo neprofesionalno. 
• Dobro provjerite da nemate tipfelera te pravopisnih i gramatičkih pogrešaka.
• Nemojte slati grupni mail, osim ako se njegov sadržaj doista ne tiče svih nabrojenih; inače ćete im samo zatrpati inbox.
• Ako vam treba više od pet minuta da sastavite e-mail, radije telefonski javite kolegi ili šefu što trebate.