Ljudi danas trećinu života provode u uredu, zbog čega sve više poslodavaca inzistira na planiranju i uređenju prostora koji zaposlenicima osigurava ugodnost, ali i koji potiče njihovu produktivnost i kreativnost. Prvi se korak u ovom procesu odnosi na pametno planiranje prostora. Pri adaptaciji poslovnog prostora potrebni su potpuno drukčiji minimalni tehnički uvjeti, koji su zahtjevniji od onih za, primjerice, stan.
Ovdje treba obratiti pozornost na elemente koji uključuju dovoljan broj utičnica za struju, drukčije izvedene instalacije, priključke za internet, muške i ženske sanitarne čvorove, protupožarne mjere te kvadraturu zbog Covid mjera. Kako bi radovi prošli što lakše, a zaposlenici dobili što bolje uvjete za rad, donosimo pet točaka koje će vam osigurati jasnu viziju onoga što vam treba.
1. Proučite trenutni izgled ureda
Početak adaptacije trebao bi obuhvatiti pregled trenutnog stanja ureda kako biste vidjeli što ne funkcionira, ali i što možda ne biste trebali mijenjati. Ako pojedine komponente ureda služe svrsi, nemojte ih remetiti. Također, proučite nacrte jer ćete tako dobiti uvid u to koliko možete biti fleksibilni u razmještaju.
O ovoj temi porazgovarajte i sa zaposlenicima - saslušajte njihove prijedloge i otkrijte što im nedostaje. Saznajte informacije o tome treba li, primjerice, povećati broj soba za sastanke jer su stalno u uporabi. Promotrite i njihove radne stolove te okruženje u kojem rade. Uvjerite se da imaju dovoljno osobnog prostora zahvaljujući kojemu mogu neometano obavljati svoje aktivnosti. Neka prostor bude maksimalno iskorišten.
2. Definirajte svoje potrebe
Nakon što proučite izgled postojećeg ureda, vrijeme je da definirate svoje potrebe te ih implementirate u radni prostor. Ovdje je važno dobiti odgovore na nekoliko osnovnih pitanja kako biste što lakše došli do rješenja, a potencijalno i do novih ideja:
- Što želite postići novim izgledom ureda?
- Kakvu biste atmosferu željeli?
- Koji odjeli blisko surađuju?
- Koliko će ljudi biti u uredu?
- Hoćete li u budućnosti zapošljavati veći broj ljudi?
- Treba li svaki odjel imati svoj ured ili želite ''open space''?
- Imaju li djelatnici dovoljno zajedničkih prostorija za druženje?
Odgovori na ova pitanja razriješit će dvojbu između toga treba li prilagoditi prostor u kojem se trenutno nalazi vaša tvrtka ili je možda vrijeme da potražite nešto što će više odgovarati vašim potrebama. Konačna slika onoga što želite pomoći će vam kod planiranja troškova.
3. Napravite troškovnik
Kako biste kreirali što precizniji troškovnik, važno je detaljno napisati što će radovi obuhvatiti i koliku kvadraturu. Uz građevinske radove, mijenjanje instalacija, nabavu uredskog namještaja, boja, ukrasa i slično, svakako računajte na ''ruke'' ljudi koji vam odrađuju uređenje. U ovoj vam prilici može pomoći PEVEX partner kartica kao prikladan model koji vam omogućuje kupnju na unaprijed definiranome materijalu za adaptaciju.
Pored toga, tražite nekoliko ponuda izvođača radova kako biste odabrali onu koja odgovara budžetu. U troškovniku svakako ostavite prostor za neplanirane troškove. Neka rokovi budu određeni, ali računajte na moguća kašnjenja.
4. Planirajte prostor
Adaptacije ne moraju biti bolne, ali budite spremni na radove koji mogu obuhvatiti i demontažu podnih i zidnih obloga, rušenje pregradnih zidova, razmještanje grijaćih tijela i slično. Sav građevinski i drugi materijal možete nabaviti u Pevex poslovnicama, a kao članovi PEVEX PARTNER programa svake prve srijede u mjesecu možete uhvatiti odlične popuste i druge pogodnosti.
Osim o uobičajenim preinakama prostora, razmislite o odvojenim prostorijama čija će svrha biti trenutno opuštanje zaposlenika. Omogućite im mjesto na kojemu se mogu osloboditi stresa ili podružiti s kolegama na pauzi. Osigurajte tzv. chill zone, koje će dobro doći kao predah od posla. Ne zaboravite opremiti kuhinju, kupaonicu i čekaonicu.
5. Uređenje interijera - šlag na tortu
Poslije planiranja dolazi najslađi dio, koji obuhvaća uređenje interijera. Potrudite se osigurati kolektivu inspirativno okruženje koje će u konačnici dovesti do bolje produktivnosti. Uzmite u obzir boje (npr. plava i zelena stimuliraju kreativnost). Rasvjeta je također važan čimbenik. Prigušena svjetla promiču slobodu, a svjetlije ozračje potiče analitično i evaluativno razmišljanje.
Unesite dašak prirode u ured i zasadite biljke. Pokušajte uštedjeti na prostoru i omogućite praktičan namještaj, poput ugradbenih arhiva. Ne prepuštajte ništa slučaju jer svaki detalj uređenja može pridonijeti produktivnijem radu vaših zaposlenika, pa tako i unapređenju poslovanja.