Blagdani su pred vratima, a s njima u paketu stiže i gomila novih obveza. Dok pokušavate žonglirati poslovnim zadacima, blagdanskim šopingom te organizacijom uredskog i kućnog slavlja, sigurno vam se čini da vaš popis poslova nekontrolirano buja, kao gljiva poslije kiše.
A dan u koji trebate uklopiti sve te obveze “stisnuo se u pranju”. Ipak, nemojte misliti da nemate vremena. U danu imate isti broj sati kao što su ih imali Nikola Tesla, Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Majka Tereza, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson i Albert Einstein, poručuje američki pisac bestselera “Mali životni priručnik” H. Jackson Brown Jr. Kaotično blagdansko vrijeme povećava šanse da u plimi poslovnih i privatnih obveza stres raste, a koncentracija i produktivnost na poslu rapidno padaju.
No stručnjaci tvrde da pomoći ipak ima, a ključ je u mudrom raspolaganju vremenom. Prekratak dan možete produljiti držite li se onih starih: “Tko rano rani - dvije sreće grabi” te “Što možeš učiniti danas, ne ostavljaj za sutra”. Odredite prioritete te najvažnije poslove koje u danu morate završiti uzmite na dnevni red odmah ujutro. To je zlatno pravilo upravljanja vremenom. Kada završite sve što ne može čekati - vaš radni dan je već dobio etiketu uspješnog te se nakon toga opušteno možete posvetiti ostatku poslova.
Ključ veće produktivnosti nije u tome da radite naporno poput crva u kamenu nego da radite mudro, promišljeno i planski. To prije svega znači da se ne prihvaćate gomile poslova u isto vrijeme. Ako, primjerice, tijekom konferencijske veze istodobno provjeravate e-mailove ili kupujete preko interneta, takav multipristup poslu smanjit će vašu produktivnost za čak 40 posto. Uz to ne djeluje blagotvorno na IQ te može ostaviti trajne neželjene posljedice na moć koncentracije zbog čega se više nećete moći usredotočiti na velike i važne zadatke.
Mudro upravljati vremenom ne znači ugurati što više poslova u jedan radni dan, nego pojednostavniti posao, brže odraditi zadatke i ublažiti stres. Organiziran pristup poslu omogućit će vam više slobodnog vremena za uživanje u blagdanskim trenucima s obitelji i prijateljima.
Uz malo preraspodjele i reorganizacije poslova dan se više neće činiti tako kratkim te ćete imati sasvim dovoljno vremena da se i u užurbanim danima odmorite i naspavate. Ni u kom slučaju ne produljujte dan na račun sna. Time nećete povećati produktivnost jer da bi normalno funkcionirali, tijelo i um trebaju najmanje od sedam do osam sati sna.
Poput kirurga
Usredotočite se na jedan jedini posao - onaj pred vama. Kao da ništa drugo ne postoji.
Radim, ne ometaj
Zatvorite sve prozore, isključite se s chata i “fejsa” te stišajte telefon i mobitel.
Danas ti pokupi djecu
Postavite realne ciljeve te preuzmite samo poslove za koje ste sigurni da ih možete obaviti.
Tijekom blagdana zaboravite na posao
Odraditi nekoliko važnih poslova bolje je nego napraviti gomilu sitnih i ne toliko bitnih zadataka, tvrde psiholozi. Savjetom: “Usporite i radite manje” poručuju da u blagdanskoj gužvi radite samo one poslove koji su neodgodivi. Iako posao ne treba nositi kući, ako ste pretrpani poslovnim obvezama, ukradite koji sat vikenda kako biste si rasteretili sljedeći radni tjedan. U dva sata napravit ćete gomilu posla, a još će vam uvijek ostati dovoljno slobodnog vremena za odmor i obitelj. U sveopćoj gužvi nemojte zapostaviti zdrave navike. Vježbajte i pravilno se hranite jer su zdrav život i produktivnost na poslu usko povezani, pokazala su istraživanja.
Vježbanje i zdrava prehrana povećavaju razinu energije i otpornost na stres, bistre um te vam omogućavaju da se mnogo lakše usredotočite na poslovne obveze. Kako biste si olakšali posao, grupirajte sve slične zadatke. Primjerice, ako trebate napisati tri izvještaja ili napraviti dvije videoprezentacije, umjesto da poslovima pristupate nasumičnim redom, slične zadatke grupirajte pa ih odradite. Time ćete izbjeći prebacivanje s jedne na drugu vrstu posla što iziskuje neprestanu preorijentaciju uma. Prema principu sličnosti poslova kreirajte i cjelokupan popis obveza. Najprije sve poslove zapišete na papir i tako ih “izbacite” iz glave. Potom ih razvrstate po tipu i važnosti, opišete ukratko korake koje trebate napraviti od plana do realizacije te predvidite potrebno vrijeme za to.
No imajte na umu da popis poslovnih i privatnih obveza u vrijeme blagdana treba biti fleksibilan s unaprijed isplaniranim “produžecima”, odnosno rezervnim minutama jer neki od predviđenih poslova mogu potrajati dulje nego što ste ih planirali. Kako biste održali ravnotežu poslovnog i privatnog, kada ste na poslu, usredotočite se isključivo na poslovne obveze, odolite iskušenju da iz ureda kupujete darove preko interneta i ne jurite pod pauzom za ručak kako biste obavili brzinski blagdanski šoping.
A da biste ostali fokusirani, možete se poslužiti i malim trikom - zaboravite da dolaze blagdani i usredotočite se na današnji dan. Ostanite u poslovnoj kolotečini i uživajte u blagdanima te se na poslu ponašajte kao da nije prosinac nego, na primjer, rujan. A kad blagdani konačno dođu, tada potpuno zaboravite na posao, zabavljajte se te uživajte u krugu najmilijih.
Zamka perfekcionizma
Posao često traje mnogo dulje jer vrijeme gubite na detalje. Umjesto da se osvrćete unatrag nakon svakoga koraka, pregledajte posao tek kad je gotov.
Stani malo
Ako bezglavo jurite s jednog na drugi zadatak, ne cijenite ono što ste već napravili. Stoga između odrađenih zadataka ubacite mali predah i očuvajte koncentraciju.
Korak po korak
Ako razmišljate o gomili poslova kao o cjelini, sigurno ćete se u trenu osjećati zagušeno.
U isto vrijeme na više mjesta
Svaki događaj, od predstave vašeg mališana, preko šopinga i pečenja kolača, do poslovnih obveza, mora imati svoje mjesto u planeru.
Ugasi TV i opusti se
Da biste izašli na kraj s obvezama, i kod kuće ograničite kradljivce vremena - TV i internet.
Sam svoj šef
Odredite vrijeme u kojem ćete završiti posao. Umjesto: “ostat ću ovdje dok sve ne završim” recite si: “radit ću na ovom tri sata”. Tako ćete se prisiliti da budete učinkovitiji.