Microsoftovo istraživanje pokazalo je da ljudi provode u prosjeku 5,6 sati tjedno na sastancima, a to dvostruko ili trostruko vrijedi za menadžere, govori Tihana Dragičević, trenerica, konzultantica i direktorica u tvrtki Elevate za osobni i poslovni napredak.
Njih 69 posto iskreno misli kako je to vrijeme potpuno neproduktivno. U svijetu se godišnje odvije 13 milijardi sastanaka, što znači rasipanje milijardi dolara.
- Ako imate na umu da ljudi produktivno mogu održati koncentraciju 45 do maksimalno 75 minuta, računica je jasna. Strukturirajte dnevni red tako da se on prilagodi ljudima, a ne trenirajte ljude da se prilagode dnevnom redu. Jer tako stvarate umorni, nemotivirani i nekreativni kolektiv - smatra Tihana Dragičević. Trik učinkovitog timskog sastanka sastoji se u dvije dobro odrađene stvari, ako ne računamo činjenicu da ste počeli na vrijeme, točno odredili trajanje i znate ga voditi. To su namjera i dnevni red.
- Unaprijed odredite jeste li odvojili dragocjeno vrijeme da sastančite kako biste podijelili informacije ili donijeli odluku. I jedno i drugo je bitno, pogotovo kod prodajnog tima terenskog tipa. Međutim ni jedan “terenac” neće cijeniti što mora sjediti jednom do dva puta tjedno u uredu, misleći da se donose ključne odluke, a otkrije da se radi o dijeljenju informacija o preprekama i mogućim rješenjima na terenu. Osjećaju se izigrano i prisiljeno, i ne sudjeluju. Razlika leži u tome da se unaprijed naglasi namjera, tako da sudionici imaju očekivanja u skladu s tim. Razočaranja će izostati, a transparentnost će se povećati - objašnjava Dragičević.
Dnevni red sastanka isto je vrlo bitan.
- Krenite s prioritetima na početku. Maksimiziranje učinka leži u kreiranju dnevnog reda na licu mjesta. Čim se svi skupe, nabacajte na ploču teme koje morate proći. Svaku zajednički ocijenite s dvije brojke. Za hitnost od 1 do 10, za bitnost od 1 do 20. Te dvije brojke pomnožite i dobili ste timsku kronologiju dnevnog reda - objašnjava Dragičević i dodaje da je to vrlo važno jer će tim tako biti više uključen u kreiranje svog posla i pridonijeti postignućima.
Greške koje ponavljamo na sastancima:
1. Sastanak nikako ne bi trebalo počinjati s rekapitulacijom prošlog stanja i iščitavanjem zapisnika jer je to nešto što se trebalo odraditi mailom, prije sastanka.
2. Rezultate sastanka nećete dobiti ako na njemu nema dnevnog reda ili je on nestrukturiran, sudionici ne sudjeluju, dopuštate da dominira jedna osoba, ne znate izaći na kraj s konfliktom, te ako nema sažetka na kraju.
3. Prečesto se nalazite. Već i sama pomisao na ponovno sjedenje i “pozorno” slušanje ubija svaku volju za sudjelovanjem.
4. Zapanjujućih 37 posto sastanaka počinje kasnije nego što je dogovoreno. Stoga, koga nema bez njega se može. U protivnom, sastanak će se oduljiti, a time rušite povjerenje svih onih koji su vam došli na vrijeme.
5. Često natrpamo dnevni red i najčešće počinjemo s onim sitnicama koje možemo brzo riješiti, a ozbiljnije teme ostavimo za kraj, “dok se ne zagrijemo”. Zašto ponekad cijeli tim mora slušati informacije koje su za njih nebitne?