Komunikacija elektroničkom poštom je brza i manje formalna, što može biti izvor pogrešaka i nesporazuma. Zato je kod pisanja e-maila važno osvijestiti da, kad se ispiše, postaje pisani dokument i predstavlja službeni dopis, kaže mr. Marija Novak-Ištok, iz konzultantske tvrtke Gendar d.o.o.  

- Poslovni dopis treba pisati poslovnim stilom: kratko i jasno, u skladu s ciljem komunikacije. Treba biti gramatički korektan jer je to pokazatelj osobne i tvrtkine kulture te znak poštovanja prema čitatelju - kaže naša sugovornica. 

I elektroničko poslovno pismo treba strukturirati kao i svu drugu poslovnu komunikaciju, tako da ima pozivnu oznaku ili predmet, datum pisanja ili slanja. U uvodu treba osloviti drugu stranu, uz ljubaznu uvodnu frazu te naznačiti koji je sadržaj našeg pisma. 

Zatim slijede tijelo teksta i zaključak, odnosno zatvaranje, uz pozdrav, potpis i eventualni popis svih privitaka. U poslovnom dopisivanju oslovljavanje je prvi kontakt (i dojam) s primateljem i smatra se uvodnim pozdravom. Pri oslovljavanju je dobro koristiti titule - bilo one društvene (gospođo/gospodine), hijerarhijske (direktore), znanstvene (profesore, doktore). Možemo ih i kombinirati (gospođo savjetnice), uz prezime primatelja. 

- Ime se koristi samo ako su poslovni odnosi postali prijateljski. No ako prvi put kontaktiramo primatelja, predstavljamo se uz uvodnu napomenu tko nas je uputio ili izravnim predstavljanjem u kojem navodimo svoje ime i prezime, funkciju i tvrtku/ustanovu u čije ime zovemo. Nastavljamo li raniju komunikaciju, važno je drugoj strani to naznačiti, što možete napisati u naslovu e-maila. 

No, imajte na umu da kod e-mailova koji se prosljeđuju više puta u naslovu ostaje više oznaka za forward (FW: FW: FW: ) ili reply, koje je dobro ukloniti. Ako to ne učinite, druga strana možda neće otvoriti poruku jer nema dojam da je riječ o novoj. Kada uobličimo poruku,  radi smanjenja nesporazuma, treba jasno i uljuđeno navesti što od druge strane očekujemo. Na primjer: ‘…u vezi s navedenim, molimo vas da nam pošaljete…’ - savjetuje Marija Novak Ištok. 

Dodaje kako pozdravna fraza na kraju pisma treba izražavati poštovanje, uvažavanje, prijateljstvo i naklonost frazama poput: Srdačan pozdrav, u očekivanju Vašeg odgovora… 

Dopisnik P. S. znači “poslije napisanog” (lat. post scriptum) ostatak je iz prošlosti kada se pisalo rukom ili na pisaćem stroju, pa nije bilo moguće ubaciti dio teksta koji smo zaboravili. U današnje je vrijeme je suvišan jer se tekst može više puta pisati i brisati.  

Izbjegavajte: 

• Nerazumljivost: Zbog brzine i nedostatka pripreme, u pokušaju da osoba koja piše, dozna više o predmetu
• Nepreglednost: Nedostatak sadržajne i vizualne strukture pisma ili e-maila
• Predugačke forme: Jer će čitatelj izgubiti fokus
• Korištenje čitatelju: Nedovoljno razumljivog lokalnog i/li stručnog žargona, kratica…
• Pisanje VELIKIM SLOVIMA: Šalje poruke vikanja i podcjenjivanja čitatelja
• Nedovoljnu uljuđenost (bez pozdrava i “čarobnih riječi”…)
• Nekompletnost pisma (npr. bez odgovarajućeg oslovljavanja, predmeta/teme, uljuđenog uvodnog i zaključnog dijela)
• Nadmeni, docirajući i naredbodavni stil
• Kašnjenje s odgovorom (na pismo rok je do tri dana, a na mail isti dan). 

Prava doza prisnosti 

Ako s klijentom komuniciramo često, ton pisanja postaje opušteniji. Ako ste upoznati s njegovim privatnim životom, u redu je pokazati umjereno zanimanje u stilu: “Nadam se da je vaš sin/ kći upisao/la željeni fakultet”.