Koliko često nam se svima dogodi da imamo osjećaj kako smo izgubili dragocjene sate, dane, mjesece, čak i godine, jer se propuštamo kvalitetno organizirati, jer odgađamo, jer nam je ponekad svakim novim danom sve teže pokrenuti se i motivirati na neku akciju koju želimo poduzeti. S druge strane, ponekad ulažemo toliko truda u svakodnevne aktivnosti, trošimo puno energije trčeći iz obveze u obvezu, balansirajući između privatnog i poslovnog života, a istovremeno se osjećamo kao da ništa ne stižemo, kao da nemamo dovoljno vremena za spavanje, a kamoli za razgovor s bližnjima, djecom, parterom ili roditeljima. Bili u prvoj ili drugoj situaciji, osjećaj je isti – frustracija. 

Neupitno je da svi imamo jednaku količinu vremena. Međutim, neki stignu napraviti sve što žele, a neki ne. Pred spavanje, rezimirajući učinjeno, neki se osjećaju ispunjeno i zadovoljno, no mnogi se začuđeno pitaju „Pa gdje mi je proletio dan?“. Što je to što čini razliku?

Hitno vs. važno

Dvije karakteristike koje definiraju neku aktivnost su hitnost i važnost. Hitno je ono čemu odmah treba obratiti pozornost. To znači „Sad!“. Hitne stvari djeluju na nas. Mobitel koji zvoni je hitan. Većina ljudi ne može zamisliti da jednostavno puste mobitel zvoniti. Možemo satima pripremati materijale, razmišljati o mogućim rješenjima i konačno otići u nečiji ured kako bismo razgovarali o nekom problemu, ali ako telefon zazvoni dok smo tamo, najčešće će se smatrati važnijim od našeg posjeta. 

Hitne stvari su jako vidljive. Pritišću nas, zahtijevaju akciju. Obično su nam ispred nosa. No, često mogu biti i nevažne. Važnost je, s druge strane, povezana s rezultatima i zadovoljstvom. Ako je nešto važno, onda to pridonosi našim ciljevima, potrebama i željama – onome što želimo ostvariti. Međutim, dok na hitne stvari spontano reagiramo, važne aktivnosti koje nisu hitne zahtijevaju više proaktivnosti. Moramo planirati i samoinicijativno djelovati kako bismo iskoristili mogućnosti i izazvali željene događaje. I upravo zbog toga, često nas je lako skrenuti da reagiramo na hitno, a zanemarimo ono što je uistinu važno i što nas čini zadovoljnima i ispunjenima.

Gubljenje u nevažnom

Kako to izgleda u svakodnevici? Vrijeme najčešće provodimo ili gaseći požare i rješavajući krize (hitne i važne aktivnosti) ili reagiramo na aktivnosti koje se čine hitnima, no istovremeno se takva hitnost najčešće temelji na prioritetima i očekivanjima drugih, a ne nas samih. Naravno, vrlo uskoro se dogodi da jureći od dovršavanja ključnog projekta čiji rok je pred vratima, preko javljanja na telefon koji ne prestaje zvoniti, do obavljanja nekog „hitnog“ posla kojeg nas je kolega zamolio, imamo potrebu odmoriti se, stati, udahnuti pa skliznemo u aktivnosti koje nam nisu niti važne, niti hitne (kave, Internet, slaganje pošte…). I onda dođe kraj dana, a da nismo stigli pronaći vremena za brigu i uveseljavanje sebe, za razgovor s najbližima, za razradu sjajne nove ideje koja nam je pala na pamet.  

E.M.Grey cijelog je života tražio zajednički nazivnik svim uspješnim ljudima. Otkrio je da to nije naporan rad, sreća ili lukavost u međuljudskim odnosima, već navika da se najvažnije stvari stave na prvo mjesto. Zvuči logično i jednostavno, zar ne, no unatoč tome propuštamo to učiniti. Što napraviti?

Kako biti osobno učinkovit

1. Definirajte vlastitu viziju - Kako biste znali što je to što želite staviti na prvo mjesto u svom životu, trebate pronaći vlastitu viziju. Vrlo je jednostavno. Jedno popodne posvetite sebi i odgovorite na sljedeća pitanja: Što mi je najvažnije u životu? Što za mene ima najviše smisla? Tko u životu želim biti i što želim raditi? Koji su moji najvažniji odnosi i kako im želim doprinijeti? Odgovor na ta pitanja bit će vodstvo i glavna smjernica u planiranju vaših trenutaka.  
2. Identificirajte svoje životne uloge - Ponekad u svakodnevnom žrvnju zaboravimo na uloge koje aktualno nisu hitne (npr. ulogu partnera, ulogu prijatelja ili ulogu osobe koja se brine sama o sebi). Svjesno ili nesvjesno ih odlučimo ostaviti po strani do trenutka kad ćemo imati više vremena. No, uskoro se probudimo i iznenadimo kad uvidimo da nešto što nam se činilo sigurnim i stabilnim aspektom našeg života se odjednom pretvorilo u brod koji tone. Shvatimo da smo propustili baviti se stvarima koje su nam uistinu važne, ali nas nisu pritiskale svojom hitnošću. Stoga, zapišite svoje najvažnije uloge, imajte ih neprestano na umu i podsjećajte se koliko su vam sve važne.
3. Izaberite svoje ciljeve - Sljedeći korak je odrediti dva ili tri važna rezultata koje želite ostvariti u svakoj ulozi, i to u nekom kratkom razdoblju, npr. tijekom sljedećeg mjeseca. Barem dio tih aktivnosti neka budu one važne, no ne nužno i hitne stvari. Hoće li to biti rad na realizaciji novih prijedloga za povećanje poslovne uspješnosti, ili odlazak s djetetom u kino, ili razgovor s partnerom o budućnosti, na vama je da odlučite. U svakom slučaju, time ćete učvrstiti brod kojim plovite kroz život.
4. Rasporedite prethodno predviđene aktivnosti u svoj tjedni raspored - Pritom planirajte samo 60% svog vremena, a 20% ostavite za nepredviđene i neočekivane situacije, i 20% za spontane i društvene aktivnosti. 
5. I na kraju, recite „ne“ hitnim, ali nevažnim stvarima - Kad odlučite koji su vam prioriteti i zbog čega su vam ti prioriteti važni, imat ćete i hrabrosti da, ljubazno i sa smiješkom, bez opravdavanja, kažete „ne“ drugim aktivnostima. To se postiže time što u vama plamti neki veći „da“. Drugim riječima, imajte na umu da uvijek nečemu govorite „ne“. Ako ne vidljivim i hitnim (ali ne toliko bitnim) stvarima u svom životu, onda vjerojatno onim temeljnim i važnim.  Kao što Stephen Covey kaže: „Čak i kad je ono što je hitno dobro, to dobro vas može spriječiti da učinite ono najbolje, da date svoj jedinstveni doprinos, ako vi to dopustite.“ 

Upravljanje svojim vremenom kojim raspolažete i ciljevima koje želite postići zapravo je upravljanje samim sobom. Svaki trenutak je trenutak odluke: ili mi preuzimamo upravljanje sobom ili nama upravljaju okolnosti odnosno drugi. Ili mi ostvarujemo svoje ciljeve ili drugi ostvaruju svoje ciljeve pomoću nas. Kad znamo da se ne radi o tome kako puše vjetar, već kako ćemo mi postaviti svoje jedro, svojih 86.400 sekundi, koje svaki dan dobivamo na dar, znat ćemo iskoristiti na pravi način. Na svoje, a time i na tuđe zadovoljstvo. Uživajte u toj mogućnosti koju imate i iskoristite ju.

O autorici 

Martina Trboglav, profesorica psihologije, radi kao viši konzultant u tvrtki Ramiro, koja se bavi organizacijskim razvojem i razvojem ljudskih potencijala. Certificirani je NLP trener, HNLP trener i NLP coach, hipnoterapeut te voditelj Ramiro Leadership NLP Academy. Specijalizirala se za područja komunikacijskih vještina, leadership, upravljanje promjenama i kreativnost. S entuzijazmom radi s organizacijama i pojedincima pomažući im osvijestiti svoje mogućnosti i razviti sve vještine potrebne za ostvarenje željenih ciljeva te kvalitetan i ispunjen život.